電話番号を接続する

AI電話代行をあなたの回線につなぐのは、多くの人が思うよりずっと簡単です。実質的に方法は2つだけで、どちらの場合も、いつアシスタントが応答し、いつ担当者が応答するかを完全に管理できます。今使っている番号をそのまま使うこともできますし、新しい番号をこちらでお渡しすることもできます——後から方針を変えても、発信者に支障はありません。

最もよくあるのは、既存の番号をそのまま使う方法です。名刺に刷られ、Googleプロフィールに掲載され、すべてのお客様の電話に保存されている回線は、まったくそのままです。人々のあなたへの連絡方法は何も変わりません。私たちはその裏側に一層を加えるだけです——電話転送です——これにより、あなたが出られない電話は、鳴りっぱなしや留守番電話に行く代わりにアシスタントへ回されます。お客様が別の番号を目にすることはなく、あなたが掲載情報をひとつ更新する必要もありません。

個人の回線を仕事の電話と完全に分けておきたい場合の2つ目の方法は、専用の新しい番号を取得することです。アシスタントに直接つながる、あなたの市外局番の番号をこちらで用意できます。新しいサービス回線を立ち上げるとき、広告用にすっきりした番号がほしいとき、あるいは単にアシスタントに独自の番号を持たせたいときに便利です。メインの番号と併用し、都合のよいときにそちらへ転送できます。

どちらの番号を使うにせよ、鍵となるのは条件付き電話転送です——どの電話網にも標準で備わる機能です。すべてか無しかの切り替えではなく、どんな条件で通話をアシスタントへ引き渡すかを正確に決められます。組み立てる要素は3つあり、あなたの一日の流れに合わせて自由に組み合わせられます。

「すべての通話を転送」は、着信をすべてそのままアシスタントへ送ります。電話からまったく離れているとき——現場、施術室、または営業時間外——に、発信者が最初で唯一に聞く声をアシスタントにしたいときに最適です。「話中時に転送」は、すでに別の通話中のときだけ作動し、本来なら話中音で失っていた2人目・3人目の発信者をアシスタントが受け止めます。「応答がないときに転送」は、設定した回数——通常15〜20秒——呼び出してから初めて通話を回すので、まず自分が出る余地を残しつつ、出られないときに取りこぼしが出ないようにします。

ほとんどの事業者は、これらを実際の働き方を映した流れに組み合わせます。よくある設定は、日中は自分で応答し、回線が話中のときや数回呼び出しても出られないときはアシスタントに任せ、夕方に閉店したら自動ですべてを転送する、というものです。昼は人、夜と隙間はアシスタント——取りこぼしも、留守電の応酬も、宙ぶらりんにされる発信者もありません。

転送の設定は、自分の電話から短い番号をダイヤルするだけで、正確なコードは利用中の通信事業者によって異なります。ひとりで解明する必要はありません。私たちの導入チームが短い通話でステップごとにご案内し、1、2回のテスト通話で正しく回っているか確認し、引き継ぎが自然に感じられるよう呼び出しの遅延を微調整するお手伝いをします。設定が済めば、条件はいつでも変更できます——忙しい週はアシスタントを有効にし、人手が足りているときは無効にする——すべて自分の電話から、契約を組み直すことも、番号を手放すこともなく行えます。