Soitonsiirto puhelinpalveluun: käyttöönotto vaihe vaiheelta

Soitonsiirron käyttöönotto puhelinpalveluun kuulostaa kahden minuutin hommalta. Sitten huomaat, ettei kytkimiä olekaan yksi — niitä on neljä, ne toimivat eri tavoin jokaisella operaattorilla, ja väärän yhdistelmän valinta tarkoittaa joko sitä että soittajasi törmäävät kuolleeseen linjaan tai sitä että oma puhelimesi lakkaa soimasta kokonaan. Tämä opas käy läpi kaikki neljä, koodit jotka niitä ohjaavat, ja miten testaat jokaisen reitin ennen kuin uskallat luottaa siihen oikean asiakkaan kanssa.

Tässä on tilanne, josta lähes kaikki aloittavat. Olet tilannut puhelinpalvelun — ehkä ihmisen, ehkä tekoälyvastaanoton kuten Vunoon — ja se on antanut sinulle puhelinnumeron, johon soittosi ohjataan. Näpyttelet puhelimeesi jonkin koodin, puhelut näyttävät menevän jonnekin, ja jatkat töitäsi. Kaksi viikkoa myöhemmin vakioasiakas kertoo soittaneensa kolme kertaa ja päätyneensä vastaajaan. Mitä tapahtui?

Tapahtui se, että soitonsiirto ei ole yksi ominaisuus. Se on kokonainen ominaisuusperhe, ja jäsenten väliset erot ratkaisevat, soiko puhelimesi ensin, soiko se koskaan, ja mitä tapahtuu kun olet jo puhelussa. Kun perheen hallitsee oikein, siirto on näkymätön. Kun sen tekee väärin, olet hiljaa rakentanut koneen asiakkaiden menettämiseen.

Soitonsiirron neljä tyyppiä

Lähes jokainen puhelinverkko maailmassa tukee neljää erillistä siirtoehtoa. Ne ovat standardoituja — taustalla olevat GSM-lisäpalvelut ovat samat, olitpa sitten mobiililiittymässä Wienissä tai lankapuhelimessa Denverissä — vaikka valikkonimet ja markkinointitermit vaihtelevat operaattorista toiseen. Opettele nämä neljä käsitettä, niin operaattorin sanavalinnoilla ei enää ole väliä.

• Ehdoton (CFU) — jokainen puhelu menee suoraan siirtonumeroon. Oma puhelimesi ei koskaan soi.
• Varattu (CFB) — puhelut siirtyvät vain silloin kun olet jo toisessa puhelussa.
• Ei vastausta (CFNRy) — puhelut soivat ensin puhelimessasi ja siirtyvät sitten, jos et vastaa määrätyn sekuntimäärän kuluessa.
• Tavoittamattomissa (CFNRc) — puhelut siirtyvät kun puhelimesi on pois päältä, kuuluvuusalueen ulkopuolella tai lentotilassa.

Kolme viimeistä — varattu, ei vastausta ja tavoittamattomissa — kutsutaan yhteisesti ehdolliseksi siirroksi. Ne astuvat voimaan vain tietyn ehdon täyttyessä, ja juuri siksi ne ovat kiinnostavia. Ehdoton on tylppä työkalu. Ehdollinen siirto on skalpelli.

Miksi erolla oikeasti on väliä

Kuvittele kahden pakettiauton putkiliike. Omistaja haluaa yhä vastata puhelimeen itse silloin kun voi — elävä ääni oikealta putkimieheltä sulkee kaupan nopeammin kuin mikään muu. Hän ei vain voi vastata, kun molemmat kädet ovat pesualtaan alla, kun hän ajaa moottoritiellä tai kun hän nukkuu kello 23 ja vesiputki puhkeaa.

Jos hän asettaa ehdottoman siirron, jokainen ainoa puhelu — myös ne jotka hän olisi helposti voinut ottaa — ohittaa puhelimensa ja päätyy puhelinpalveluun. Hän maksaa vastaanottajasta, joka nappaa puhelut jotka hän itse halusi. Jos hän sen sijaan yhdistää varattu + ei vastausta + tavoittamattomissa, hänen puhelimensa soi jokaiselle puhelulle, ja vain ne joita hän oikeasti ei ehdi ottaa valuvat palveluun. Sama siirtonumero, täysin eri liiketoiminnallinen lopputulos.

Käännä nyt tilanne toisin päin. Yksin toimiva kosmetologi hoitaa asiakkaita putkeen eikä yksinkertaisesti voi vastata puhelimeen hoidon aikana pilaamatta sitä tuolissa istuvalle asiakkaalle. Hän ei halua puhelimensa värisevän lainkaan työaikana. Hänelle ehdoton siirto päiväsaikaan — tekoälyvastaanotto ottaa ajanvaraukset ja vastaa kysymyksiin — on juuri oikea, ja hän kytkee sen pois illalla kun hän mielellään juttelee. Oikea asetus riippuu siitä, miten oikeasti työskentelet, ei mistään oletusarvosta.

GSM-koodit jotka kytkevät kunkin päälle

Voit yleensä säätää kaiken tämän puhelimesi asetusvalikosta, mutta valikot piilottavat vaihtoehtoja, nimeävät niitä uudelleen ja paljastavat joskus vain ehdottoman siirron. Luotettava tapa — se joka toimii lähes millä tahansa GSM-verkolla mobiilissa — on näpyttää lyhyet tähtikoodit suoraan. Nämä ovat ne raa'at lisäpalvelukomennot, joita asetusvalikko taustalla kutsuu.

Kaava on johdonmukainen. Kun haluat aktivoida siirron, näpyttelet koodin, tähden, kohdenumeron ja ristikkomerkin. Kun haluat kytkeä sen pois, näpyttelet ristikko-tähti-koodin. Alla olevissa taulukoissa korvaa DEST numerolla, jonka puhelinpalvelusi antoi, tarvittaessa maakoodin kanssa.

Ei vastausta -koodille voit usein määrittää soittoviiveen ennen siirtoa lisäämällä sen merkkijonoon: **61*DEST**20# siirtää noin 20 sekunnin jälkeen — noin viiden pirahduksen verran. Operaattorit sallivat yleensä arvot 5 ja 30 sekunnin väliltä viiden sekunnin portain. Tämä yksi luku merkitsee enemmän kuin ihmiset odottavat, ja palaamme siihen.

Mikä yhdistelmä sopii mihinkin tavoitteeseen

Yleispätevää oikeaa asetusta ei ole. On vain se asetus, joka vastaa tavoitettavuustavoitettasi. Tässä kolme, jotka kattavat useimmat pienyritykset.

Tavoite: vastaa itse, nappaa vain se mitä jää välistä

Tämä on oletus, jonka useimmat omistajat oikeasti haluavat. Ota käyttöön kaikki kolme ehdollista siirtoa (varattu, ei vastausta, tavoittamattomissa) osoittamaan puhelinpalveluusi — **004*DEST#-oikotie tekee sen yhdellä kertaa. Puhelimesi soi kaikelle. Kun olet jo puhelussa, seuraava soittaja napataan. Kun et ehdi puhelimeen ajoissa, hänet napataan. Kun akku loppuu kesken päivän, hänet napataan silti. Et menetä mitään, ja palvelu ansaitsee leipänsä vain puheluista, jotka muuten olisit menettänyt.

Tavoite: älä koskaan keskeydy työn aikana

Kenelle tahansa jonka kädet ovat varattuja — hoidot, korjaukset, ajaminen, keittiöt — aseta ehdoton siirto työajaksi, jotta puhelin ei todella koskaan soi, ja peru se sitten kun olet vapaa. Kompromissi on rehellinen: luovutat jokaisen puhelun palvelulle, myös helpot. Se on tarkoituskin. Tekoälyvastaanotto joka ottaa ajanvaraukset ja vastaa rutiinikysymyksiin tekee tästä kompromissista paljon miellyttävämmän kuin kaikkien ohjaaminen vastaajaan.

Tavoite: kata vain aukioloaikojen ulkopuoli ja ylivuoto

Jos sinulla on joku joka vastaa päivällä ja tarvitset katetta vain iltaisin, viikonloppuisin ja pyhinä, siistein lähestymistapa on aikaan perustuva siirto raakojen GSM-koodien sijaan. Useimmat VoIP-järjestelmät ja jotkin mobiilioperaattorit sallivat sen ajastamisen — ehdoton siirto klo 18:sta 8:aan, pois päältä työaikana. Jos operaattorisi ei osaa ajastaa, joudut turvautumaan ehdottoman siirron manuaaliseen kytkemiseen, mikä toimii mutta on kiinni siitä että muistat.

Soittoviiveen ansa josta kukaan ei varoita

Ei vastausta -viive — kuinka kauan puhelimesi soi ennen siirtoa — on ylivoimaisesti yleisin syy tilanteeseen "puhelu meni vastaajaan vaikka olin asettanut siirron". Tässä ansa: operaattorisi vastaaja on itsessään ei vastausta -siirto. Se on yleensä asetettu nappaamaan puhelu noin 20–25 sekunnin jälkeen. Jos lisäät sitten ei vastausta -siirron puhelinpalveluusi pidemmällä viiveellä, vastaaja voittaa kilpajuoksun ja nielaisee puhelun ensin.

Kun siis osoitat ei vastausta -siirron puhelinpalveluun, et lisääkään siirtoa — vaan korvaat sen joka osoitti vastaajaan. Koodin **61*DEST# asettaminen ylikirjoittaa piilotetun vastaajasiirron palvelusi numerolla. Hyvä. Mutta jos asetat viiveen liian pitkäksi — vaikkapa 30 sekuntiin — jotkin verkot nappaavat puhelun vastaajaan silti aiemmin. Pidä ei vastausta -viive 15–20 sekunnin haarukassa, jotta palvelu voittaa luotettavasti.

Vaihe vaiheelta: siirto tekoälyvastaanotolle

Tässä koko vaiheistus yleisimmälle tavoitteelle — nappaa se mitä jää välistä — käyttäen Vunoon kohteena. Vaiheet ovat samat mille tahansa puhelinpalvelulle; vain numero johon siirrät vaihtuu.

1. 1
   Hanki ensin siirtonumerosi

   Ennen kuin kosket puhelimen asetuksiin, varmista että palvelu on oikeasti valmis vastaamaan. Vunoonissa rekisteröidyt, kuvailet yrityksesi lyhyessä ohjatussa toiminnossa ja testaat sitä puhumalla sille itse. Vasta kun se vastaa haluamallasi tavalla, saat numeron johon siirrät.
2. 2
   Merkitse muistiin nykyinen vastaajakäyttäytymisesi

   Soita omaan numeroosi toisesta puhelimesta ja anna sen soida. Ota aikaa siihen kuinka kauan kestää ennen kuin vastaaja vastaa. Se luku on suunnilleen operaattorisi sisäänrakennettu ei vastausta -viive, ja juuri sen olet korvaamassa.
3. 3
   Tyhjennä vanhat siirrot

   Näpyttele ##002# peruaksesi jokaisen olemassa olevan siirron. Tämä antaa puhtaan pöydän ja välttää uuden asetuksen pinoamisen unohtuneen vanhan päälle.
4. 4
   Aseta ehdollinen paketti

   Näpyttele **004*DEST# (korvaa DEST siirtonumerollasi). Tämä aktivoi varattu-, ei vastausta- ja tavoittamattomissa-siirron yhdessä, kaikki osoittaen palveluun. Puhelimesi soi silti jokaiselle puhelulle.
5. 5
   Kiristä soittoviivettä jos sallittua

   Jos operaattorisi tukee sitä, aseta ei vastausta -viive nimenomaisesti koodilla **61*DEST**15# 15 sekunnin ikkunaa varten. Riittävän lyhyt voittaakseen vastaajan, riittävän pitkä ehtiäksesi puhelimeen kun voit.
6. 6
   Varmista tila

   Näpyttele *#004# lukeaksesi ehdollisen siirron tilan. Sinun pitäisi nähdä kaikki kolme ehtoa aktiivisina ja osoittamassa palvelusi numeroon.

Testaa jokainen reitti ennen kuin luotat siihen

Tämä on vaihe jonka kaikki ohittavat ja jota kaikki katuvat. Säädit neljä ehtoa; sinun on todistettava että jokainen niistä oikeasti reitittää palveluun. Ota toinen puhelin — kaverin, varapuhelin, mikä tahansa jolla on eri numero — ja käy reitit tarkoituksella läpi. Se vie viisi minuuttia ja se on ero lauseiden "asetin siirron" ja "siirto toimii" välillä.

• Testaa tavoittamattomissa: kytke puhelimesi kokonaan pois päältä ja soita siihen sitten toisesta puhelimesta. Palvelun pitäisi vastata parin pirahduksen kuluessa.
• Testaa ei vastausta: laita puhelimesi takaisin päälle, soita siihen äläkä yksinkertaisesti vastaa. Soittoviiveen jälkeen palvelun pitäisi vastata — ei vastaajan.
• Testaa varattu: laita puhelimesi puheluun (soita vaikka aikapalveluun tai jollekulle) ja anna sitten toisen puhelimen soittaa sinulle. Sen pitäisi siirtyä suoraan palveluun.
• Testaa itse vastaamisen laatu: ainakin yhdellä näistä puheluista käyttäydy kuin oikea asiakas. Kysy kysymys jonka odottaisit soittajan kysyvän ja varmista että palvelu vastaa siihen oikein.

Yleiset virheet ja miten ne vältetään

Useimmat siirto-ongelmat johtuvat kourallisesta ennustettavia virheitä. Jos asetuksesi temppuilee, se on lähes varmasti jokin näistä.

• Ehdottoman asettaminen kun tarkoitit ehdollista. Jos puhelimesi lakkaa soimasta kokonaan, olet ottanut käyttöön CFU:n. Peru se koodilla ##21# ja käytä sen sijaan **004*DEST#.
• Maakoodin unohtaminen. Siirtonumero ilman oikeaa kansainvälistä etuliitettä epäonnistuu hiljaa joissakin verkoissa. Sisällytä koko numero.
• Vastaajan antaminen voittaa kilpajuoksu. Liian pitkä ei vastausta -viive ja vastaaja nappaa puhelun. Lyhennä se noin 15 sekuntiin.
• Uusien siirtojen pinoaminen vanhojen päälle. Tyhjennä aina koodilla ##002# ensin, jos asiat menevät solmuun.
• Tavoittamattomissa-reitin testaamatta jättäminen. Se laukeaa vain kun puhelimesi on pois päältä, joten se on se jonka ihmiset unohtavat — ja se on se joka pelastaa sinut kun akku loppuu kesken työvuoron.

Vielä yksi rehellinen huomio: siirtokoodit riippuvat operaattorista. Tämän oppaan koodit ovat GSM-standardi ja toimivat valtaosassa mobiiliverkkoja, mutta kourallinen operaattoreita käyttää omia muunnelmiaan tai rajoittaa ehdollista siirtoa tietyissä liittymissä. Jos koodi palauttaa virheen, operaattorisi tukisivu tai kahden minuutin puhelu heille varmistaa paikallisen vastineen. Se on se osa tästä jota et voi täysin hallita omasta luuristasi.

Tavoitteena on näkymätön siirto

Kun siirto on hyvin säädetty, soittajasi eivät koskaan tiedä että siirto tapahtui. He soittavat numeroosi, ja joko sinä vastaat tai pätevä vastaanotto vastaa — ei kuollutta linjaa, ei "tavoittelemasi henkilö ei ole tavoitettavissa", ei vastaajan mustaa aukkoa. Hyvä tekoälyvastaanotto ottaa varauksen, vastaa rutiinikysymykseen tai ottaa viestin ja lähettää sinulle yhteenvedon ja litteroinnin, joten mikään ei mene hukkaan edes niistä puheluista joita et koskaan nähnyt.

Tuo näkymättömyys on koko idea siinä että saat neljä ehtoa oikein. Siirto on putkitusta — kenenkään ei pitäisi koskaan huomata sen toimivan. Sen huomaa vain kun se on rikki ja puhelu katoaa. Käytä ne kymmenen minuuttia sen huolelliseen säätämiseen ja kaikkien neljän reitin testaamiseen, niin sinulla on putkitusta joka vain hiljaa toimii, puhelu toisensa jälkeen.