Ensimmäisestä klikistä ensimmäiseen vastattuun puheluun
Ei laitteita, ei IT-projektia, ei puhelinkeskussopimusta. Tässä on koko juttu, alusta loppuun — noin viisi minuuttia aikaasi.
01Puhelu, vaihe vaiheelta
Mitä puhelulle tapahtuu
- 01
Asiakas soittaa numeroosi
Vunoon“Hei, oletteko auki tänä lauantaina?”
- 02
Puhelu ohjautuu assistentillesi
Vunoon“Kiitos soitostasi — kuinka voin auttaa?”
- 03
Tekoäly vastaa, varaa tai ottaa viestin
Vunoon“Olemme auki yhdeksästä kahteen. Varaanko sinulle ajan?”
- 04
Saat yhteenvedon, litteroinnin ja tallenteen
Vunoon“Varattu klo 10:30 — yhteenveto on postilaatikossasi.”
Esimerkkikeskustelu · 0:41
- 01
Luo yritysprofiilisi
Valitse toimialasi ja vastaa lyhyeen ohjattuun kyselyyn: palvelut, aukioloajat, osoite, tyypilliset kysymykset. Assistentti rakentaa tietämyksensä tästä profiilista — voit muokata jokaista sanaa.
- 02
Assistenttisi luodaan
Profiilisi pohjalta luomme tervehdyksen, keskustelutyylin ja säännöt: milloin varata, milloin ottaa viesti, milloin yhdistää. Esivalmennettu toimialallesi.
- 03
Testaa se omalla puhelimellasi
Paina ’Testipuhelu’ hallintapaneelissasi, niin assistenttisi soittaa sinulle. Esitä hankalaa asiakasta. Säädä mitä tahansa mistä et pidä ja soita uudelleen — rajattomasti.
- 04
Yhdistä numerosi
Pidä numerosi ja ohjaa puhelut (aina / varattaessa / aukioloaikojen jälkeen) tai ota meiltä uusi oma numero. Käyttöönotto on yhden kytkimen takana.
- 05
Pysy ajan tasalla
Jokainen puhelu näkyy hallintapaneelissasi yhteenvedolla, litteroinnilla ja tallenteella. Tärkeät puhelut tavoittavat sinut heti — siirrolla, tekstiviestillä tai sähköpostilla.
Käyttöönotto vie iltapäivän. Ensimmäinen sen pelastama varaus maksaa yleensä koko kuukauden.
02Puhelun anatomia
Mitä oikeasti tapahtuu, sekunti sekunnilta
On eri asia sanoa, että tekoälypohjainen puhelinpalvelu ”vastaa puhelimeen”. On toinen asia tietää, mitä se tekee puhelulle vastattuaan. Tässä on aito, tavallinen varauspuhelu — sellainen jollaisia yrityksesi saa kymmeniä päivässä — purettuna niin kuin assistentti sen kokee.
00:00 — Puhelin soi, mutta ei sittenkään
Asiakas valitsee numerosi. Sen sijaan että soisi vastaajaan tai varattu-ääneen, puhelu ohjautuu assistentillesi ja siihen vastataan ensimmäisellä tai toisella pirahduksella. Ei ”olkaa hyvä ja odottakaa”, ei valikkopuuta, ei ”valitse 1 jos…”. Soittaja kuulee yksinkertaisesti lämpimän, luonnollisen tervehdyksen yrityksesi nimellä — sen jonka kirjoitit ja hyväksyit käyttöönotossa.
00:03 — Se kuuntelee ja ymmärtää
Soittaja kertoo mitä haluaa omin sanoin — ”Hei, olisiko teillä torstai-iltapäivänä jotain vapaata?” — ja assistentti ymmärtää tarkoituksen, ei pelkkiä avainsanoja. Se tuntee jo palvelusi, aukioloaikasi ja sen miten pidät asiat ilmaistuna, koska se on rakentamassasi profiilissa. Se vastaa kuten hyvin briiffattu vastaanottovirkailija: ystävällisesti, brändin mukaisesti ja asiaan.
00:12 — Se tekee varsinaisen työn
Tämä on se osa, joka erottaa oikean tekoälyvastaanottovirkailijan ylennetystä vastaajasta. Se tarjoaa aidosti vapaita aikoja, vahvistaa asiakkaan nimen ja takaisinsoittonumeron, varaa ajan ja lukee tiedot takaisin varmistaakseen niiden oikeellisuuden. Kysymykseen, johon se voi vastata — pysäköinti, hinnat, otatteko vastaan ilman ajanvarausta — se vastaa heti. Asiaan, jonka vain sinä voit päättää, se ottaa selkeän viestin arvailun sijaan.
00:55 — Se tietää milloin väistyä
Jos puhelu on kiireellinen, arkaluonteinen tai yksinkertaisesti sen ulkopuolella mitä sen pitäisi hoitaa, assistentti ei pakota. Se noudattaa asettamiasi siirtosääntöjä — lämminsiirto sinulle tai kollegalle, tai tietojen kirjaaminen ja puhelun merkitseminen ihmistä vaativaksi. Sinä päätät rajat; se kunnioittaa niitä joka kerta.
01:10 — Saat tietää, sormeakaan nostamatta
Sekunteja puhelun päättymisen jälkeen puhelu laskeutuu hallintapaneeliisi: yhden rivin yhteenveto, koko litterointi ja tallenne. Jos kyseessä oli varaus, se on jo kalenterissa. Jos se oli kiireellinen, sinulla on jo tekstiviesti tai sähköposti. Luet sen kun sinulla on hetki asiakkaiden välissä — mikään ei jää huomaamatta.
Soittaja“Hei, oletteko auki tänä lauantaina?”
Vunoon“Olemme, yhdeksästä kahteen. Varaanko sinulle ajan?”
Soittaja“Joo, aamupäivällä jos sopii.”
Vunoon“Selvä — lauantaina puoli yksitoista. Lähetän vahvistuksen tekstiviestillä nyt.”
03Laajuus ja hallinta
Mitä se hoitaa — ja mikä pysyy sinun
Tekoälypohjaisen virtuaalisen vastaanottovirkailijan pitäisi tehdä päivästäsi rauhallisempi, ei ottaa päätöksiä käsistäsi. Joten kannattaa olla tarkka siitä, mihin sen työ päättyy ja sinun alkaa.
Mitä se hoitaa itsenäisesti
Aikojen varaaminen, siirtäminen ja peruuttaminen reaaliaikaisen vapaan ajan mukaan.
Vastaaminen kysymyksiin, joita kysytään sata kertaa — aukioloajat, sijainti, pysäköinti, mitä tarjoatte, mitä tuoda mukaan.
Uusien yhteydenottojen kartoitus: kuka soittaa, mitä tarvitsee, kuinka kiireellistä ja paras tapa tavoittaa takaisin.
Tarkkojen viestien otto kun ihminen on oikea vastaus — nimet ja numerot kirjattuna oikein, joka kerta.
Niiden puheluiden kattaminen, jotka nyt menetät — aukioloaikojen jälkeen, viikonloppuisin, lounastauoilla ja ylivuodot kun jokainen linja on varattu.
Jokaisen soittajan puhutteleminen luonnollisella äänellä, yrityksesi sävyllä, ympäri vuorokauden ilman vapaapäivää.
Mikä pysyy täysin sinun hallinnassasi
Käsikirjoitus. Jokainen tervehdys, vastaus ja sananvalinta on sinun luettavissasi, uudelleenkirjoitettavissasi ja hyväksyttävissäsi.
Rajat. Sinä päätät, mihin se saa vastata, mitä sen on eskaloitava ja mitkä puhelut tavoittavat aina ihmisen.
Käyttöönotto. Mikään ei yhdisty oikeaan soittajaan ennen kuin käännät kytkimen — ja voit pysäyttää sen yhtä nopeasti.
Viimeinen sana. Assistentti ei koskaan keksi vastausta tai sitoudu johonkin jota et ole sallinut. Epävarmana se kysyy sinulta.
Selkokielellä: se tekee toistuvat, aikaa vievät osat puhelimeen vastaamisesta ja antaa sinulle ne osat, jotka aidosti tarvitsevat ihmisen — taustatiedot jo valmiiksi kerättyinä.
04Ensimmäinen viikkosi
Ensimmäinen viikkosi tekoälyvastaanottovirkailijan kanssa — mitä odottaa
Tekoälypuhelinvaihteen käyttöönotto ei ole julkaisu, johon valmistaudut; se on hiljainen luovutus, joka tapahtuu muutaman päivän aikana. Tässä on, miltä ensimmäinen viikko oikeasti näyttää, jotta yllätyksiä ei tule — siitä puolesta tunnista jonka käytät käyttöönottoon siihen aamuun, jona huomaat lakanneesi ajattelemasta puhelinta lainkaan.
Päivät 1–2 — Käyttöönotto ja kuuntelu
Ensimmäinen istuntosi kestää noin puoli tuntia, ja suurin osa siitä on vain vastaamista kysymyksiin, jotka osaat jo ulkoa: mitä teet, milloin olet auki, mitä soittajat kysyvät yhä uudelleen. Ohjattu kysely muuttaa nuo vastaukset toimivaksi assistentiksi, ja siitä eteenpäin todellinen työsi on lukemista — käyt läpi tervehdyksen ja valmiit vastaukset niin kuin briiffaisit uutta vastaanottovirkailijaa hänen ensimmäisenä aamunaan. Kirjoita uudelleen kaikki, mikä ei kuulosta sinulta. Tässä ei rangaista nirsoilusta; tämä on halvin hetki muuttaa mielesi.
Fiksu siirto ensimmäisenä päivänä on vastustaa kiusausta mennä heti käyttöön. Nuku käsikirjoituksen yli, lue se uudestaan tuorein silmin seuraavana aamuna, niin huomaat pienet asiat — palvelun jonka unohdit mainita, aukioloajan joka on väärin lauantaisin, fraasin joka on aavistuksen liian muodollinen vakioasiakkaillesi. Kun kiristät sitä nyt, assistentti kuulostaa vakiintuneelta jo aivan ensimmäisestä oikeasta puhelustaan.
Päivät 3–4 — Testaus hankalan asiakkaan tavoin
Ennen kuin yksikään oikea soittaja kuulee sen, koeajat assistentin omalla puhelimellasi. Paina testipuhelu-painiketta, niin se soittaa sinulle, ja nyt saat olla se kiusallinen asiakas: mumise, muuta mielesi puolivälissä, pyydä aikaa joka on täynnä, heitä sekaan kysymys jonka epäilet osaako se vastata. Et yritä rikkoa sitä huviksesi — etsit niitä kolmea tai neljää hetkeä, joissa se vastaa aavistuksen sivuun, jotta voit korjata ne ennen kuin niillä on väliä.
Tee tämä kourallinen kertoja parin päivän aikana, ja ota mukaan kollega tai puolisosi esittämään soittajaa myös — tuoreet korvat kuulevat asioita, joille sinä olet kuuroutunut. Joka kierroksella säädät repliikkiä, kiristät sääntöä siitä milloin varata versus ottaa viesti, terävöität sen kuka saa siirron. Testaus on rajatonta eikä maksa mitään, joten ainoa syy lopettaa on se, ettet keksi enää mitään mitä sille heittäisit.
Päivät 5–7 — Käyttöönotto ja vakiintuminen
Käyttöönotto on aidosti yhden kytkimen takana. Voit edetä siihen vähitellen sen sijaan että kääntäisit kaiken kerralla: aloita ohjaamalla vain aukioloaikojen jälkeiset ja lounasaikaiset puhelut — ne jotka muutenkin menetit — jolloin panokset ovat pienet luottamuksen rakentuessa. Seuraa miten nuo ensimmäiset oikeat keskustelut laskeutuvat hallintapaneeliisi, lue litterointi tai pari kahvin äärellä, ja kun se selvästi hoitaa ne hyvin, laajenna säännöt kattamaan varatut linjat ja sitten koko päivän.
Vakiintumisvaihe on enimmäkseen sinun uudelleensäätelyäsi. Ensimmäiset päivät tarkistat jokaisen yhteenvedon tottumuksesta; viikon loppuun mennessä selaat niitä, koska kuvio on selvä — rutiinipuhelut hoidetaan, sinua tarvitsevat merkitään heti niiden tullessa. Se on viikon yksi hiljainen virstanpylväs: puhelin lakkaa olemasta asia johon reagoit ja muuttuu joksikin, jonka vain käyt läpi kun sinulle sopii.
Viikon loppuun mennessä mikään yrityksessäsi ei näytä soittajalle erilaiselta — hän tavoittaa lämpimän, kyvykkään äänen, joka tuntee aukioloaikasi ja varaa hänelle ajan. Mikä on muuttunut, on sinun puolellasi pöytää: puhelut, joita ennen jahtasit, pudotit tai pelkäsit, saapuvat nyt valmiiksi vastattuina.
Tee itse — tai anna tehdä puolestasi
Itsepalvelu
Ohjattu käyttöönotto opastaa sinut kaiken läpi. Useimmat yritykset ovat käytössä minuuteissa.
Otamme sen käyttöön puolestasi
Haluatko mieluummin delegoida? Käyttöönottotiimimme määrittää assistenttisi kanssasi yhdellä lyhyellä puhelulla — kuuluu jokaiseen pakettiin, veloituksetta.
Älä luota sanaamme — puhu sille
Kirjoita numerosi, valitse yksi 28 kielestä, niin assistentti soittaa sinulle. Heitä sille mitä tahansa, mitä oikea asiakas kysyisi.
- 28 puhuttua kieltä
- Ilmainen kokeilu · Ei luottokorttia · Peru milloin tahansa
Kokeile nyt livenä
Maksuton & sitoumukseton
Syöttäkää numeronne — rakennamme Teille henkilökohtaisen live-demon ja avustaja soittaa Teille. Juttelette sen kanssa kuin se olisi jo Teidän avustajanne.
Anna numero maatunnuksella, esim. +358, +49, +44 …
Ei sitoumuksia — otamme yhteyttä vain järjestääksemme testisoittonne.
Viiden minuutin päästä puhelimesi vastaa itse
Rakenna assistenttisi, kuule se livenä, yhdistä numerosi kun olet valmis. Ei korttia, ei sitoumusta.
