Vaša tvrtka se zatvara. Vaš telefon ne.
Polovica svih poziva za rezervaciju stigne izvan radnog vremena — navečer, vikendom, blagdanom. Upravo tada nikoga nema, a pozivatelj koji naiđe na tišinu rijetko pokušava ponovno. Asistent pokriva tu prazninu, pa poziv u 21 sat koji niste mogli primiti do jutra nije izgubljeni kupac.
Problem
- Kupci su slobodni navečer — vaša recepcija nije.
- Ponedjeljak počinje s hrpom govornih poruka koju nitko ne želi obraditi.
- Noćne hitnoće ne dolaze ni do koga i eskaliraju.
Kako ga asistent rješava
- Asistent se javi u 23 sata jednako kao u 11 — uljudno i odmah.
- Rezervacije idu ravno u vaš kalendar; poruke stižu razvrstane po hitnosti.
- Pravi se hitni slučajevi preusmjeravaju na vaš dežurni broj, ostalo uljudno čeka do jutra.
01
Što se mijenja
Večernje i vikend rezervacije zabilježene automatski
Nula nagomilanih govornih poruka — sve stiže strukturirano
Hitnoće dolaze do vas, rutina čeka — prema vašim pravilima
Riješite ovo za svoju tvrtku
Postavite besplatno u nekoliko minuta — ili prvo čujte kako uživo vodi poziv.
Isprobajte uživo odmah
Besplatno i bez obveze
Unesite svoj broj — pripremit ćemo Vašu osobnu live demonstraciju i asistent će Vas nazvati. Razgovarajte s njim kao da je već Vaš asistent.
Molimo s pozivnim brojem države, npr. +385, +43, +49 …
Bez obveze — javljamo Vam se samo da bismo dogovorili Vaš probni poziv.
02Detaljnije
Zašto pozivi izvan radnog vremena odlučuju koga dobivate, a koga gubite
Sati kad ste zatvoreni sati su kad su vaši kupci konačno slobodni. Dobra usluga javljanja izvan radnog vremena te pozive tretira kao stvarne prilike — a ne kao šum koji ćete trijažirati u ponedjeljak.
Večernja navala koju nikad ne vidite
Ljudi zovu vašu tvrtku kad njihov vlastiti dan završi — nakon večere, na putu kući, kad djeca legnu. Tada je vaša recepcija odavno otišla kući, a poziv padne na govornu poštu ili otzvoni u prazno. Pozivatelj to ne doživljava kao loš tajming; doživljava to kao tvrtku koja se ne javlja. Pa odu na sljedeće ime na popisu. Usluga javljanja izvan radnog vremena javlja se na taj poziv u 20 sati punim rečenicama, rezervira termin, a kupac nikad ne sazna da su svjetla u uredu bila ugašena.
Vikendi i blagdani nisu mrtvo vrijeme za pozivatelje
Subotnja jutra, produženi vikendi, dani između Božića i Nove godine — to su upravo trenuci kad ljudi imaju vremena riješiti stvari koje su odgađali. Žele rezervirati, pitati za cijenu ili pomaknuti termin, i žele to riješeno sada. Ostaviti telefonsku sekretaricu na tri dana znači vratiti se hladnoj hrpi napola zaboravljenih zahtjeva, od kojih je većina već otišla drugdje. Asistent radi svaki od tih dana istim ujednačenim tempom, hvatajući rezervacije i pitanja dok vi zapravo uzimate slobodan vikend.
Hitni slučaj i rutinska rezervacija nisu isti poziv
Najteži dio zatvorenosti nije količina — nego prosudba. Puknuta cijev u ponoć traži vas na telefonu u nekoliko minuta; molba da se pomakne termin za idući utorak može uljudno čekati do jutra. Asistent razlikuje to dvoje prema onome što pozivatelj zapravo kaže, prave hitnoće preusmjerava ravno na vaš dežurni broj, a rutinske stvari uredno slaže u red. Bude vas se samo zbog onoga što to zaslužuje, a ujutro se budite uz uredan, razvrstan popis umjesto hrpe govornih poruka za dešifriranje.
03Praktični vodič
Postavljanje javljanja izvan radnog vremena tako da se stvarno isplati
Uključiti asistenta za izvan radnog vremena lak je dio. Prava vrijednost svodi se na nekoliko odluka: kad preuzima, kako razlikuje hitnoću od rutinskog zahtjeva, što govori pozivateljima i kako provjeravate da se isplati. Evo praktičnog načina da svaku od njih postavite.
- 1
Prije svega definirajte svoje radno vrijeme
Počnite tako da budete iskreni o tome kad vaš telefon doista ostaje bez odgovora — to je obično šire od objavljenog radnog vremena. Recepcija prestaje dizati slušalicu dosta prije zatvaranja, stanke za ručak progutaju pozive, a ponedjeljak otvara one propuštene s vikenda. Mapirajte stvarne praznine: svaku večer od trenutka kad nitko nije za stolom, cijele vikende, državne blagdane i svaki podnevni zatišje. Zatim točno te periode predajte asistentu i pustite ga da se javi od prvog zvona, kako nikad ne bi bilo razmaka u kojem pozivatelj naiđe na tišinu. Što je ovaj raspored čišći, to je manje naknadnog dvojenja — poziv ili padne u radno vrijeme s čovjekom, ili izvan radnog vremena s asistentom, bez nejasne sredine.
- 2
Namjerno odvojite hitnoće od rezervacija za idući dan
Jedina odluka zbog koje se javljanje izvan radnog vremena isplati jest usmjeravanje. Zapišite, jednostavnim riječima, što se za vašu tvrtku računa kao pravi hitni slučaj — puknuta cijev, zaključani stanar, otkazivanje za istu noć koje oslobađa termin — i što može mirno čekati: pomicanje termina, pitanja o cijeni, nove rezervacije za idući tjedan. Dajte asistentu svoj dežurni broj i kratak popis izraza koji bi trebali pokrenuti prijenos uživo, a sve ostalo neka se zabilježi kao rezervacija ili razvrstana poruka za jutro. Cilj je da vas se budi samo zbog poziva koji to doista zaslužuju i da ništa hitno nikad ne čeka u redu do 9 ujutro. Pregledavajte popis za usmjeravanje svakih nekoliko tjedana; granica između hitnog i rutinskog mijenja se kako saznajete zbog čega vas ljudi zapravo zovu noću.
- 3
Recite pozivateljima što se događa — i mjerite to
Pozivateljima ne smeta što su naišli na asistenta izvan radnog vremena; smeta im osjećaj da su otpravljeni. Zato jasno napišite osnove: da je ured zatvoren, da se njihova rezervacija ili poruka upravo preuzima i otprilike kad će dobiti odgovor. Jasno „imamo to pod kontrolom, netko će potvrditi prvo sutra ujutro” pretvara zatvorena vrata u održano obećanje. Zatim pratite brojke koje to dokazuju: koliko je poziva izvan radnog vremena primljeno naspram prije izgubljenih, koliko ih je postalo rezerviranim terminima, koliko je hitnoća ispravno preusmjereno i koliko je prazna vaša ponedjeljkova govorna pošta. Ako večernje rezervacije rastu, a jutarnja hrpa je nestala, postavka radi svoj posao — a ono malo postavki koje vrijedi podesiti bit će očito iz onoga što vam sami pozivi govore.
Prestanite gubiti pozive za koje nikad ni ne saznate
Postavljanje traje oko pet minuta i ne košta ništa. Testirajte koliko god želite prije nego spojite svoj broj.
Povezani primjeri primjene