A vállalkozása bezár. A telefonja nem.

Az összes foglalási hívás fele a nyitvatartási időn kívül érkezik — estékre, hétvégékre, ünnepnapokra. Pontosan akkor, amikor senki sincs ott, és aki süket csendbe ér, ritkán próbálkozik újra. Az asszisztens lefedi ezt a rést, így az este 9-es hívás, amelyet nem tudott fogadni, reggelre nem lesz elveszett ügyfél.

Kezdje el ingyen

Nyitvatartáson túli hívásfogadás — Egy bezárt üzlet · vasárnap 23:10 — a telefon lefedve jóval azután, hogy a lámpák kialudtak.

A probléma

Az ügyfeleknek este van idejük — az Ön recepciójának nincs.
A hétfő reggel egy üzenetrögzítő-halommal indul, amelyet senki sem akar feldolgozni.
Az éjszakai vészhelyzetek senkit sem érnek el, és eszkalálódnak.

Hogyan oldja meg az asszisztens

Az asszisztens este 11-kor pontosan úgy fogad, mint délelőtt 11-kor — udvariasan és azonnal.
A foglalások egyenesen a naptárába kerülnek; az üzenetek sürgősség szerint rendezve érkeznek.
A valódi vészhelyzeteket az ügyeleti számára irányítja, a többi udvariasan vár reggelig.

Mi változik

Az esti és hétvégi foglalások automatikusan rögzítve

Nulla üzenetrögzítő-torlódás — minden strukturáltan érkezik

A vészhelyzetek elérik, a rutin vár — az Ön szabályai szerint

Oldja meg ezt a vállalkozásában

Állítsa be ingyen, percek alatt — vagy hallgassa meg előbb élőben, hogyan kezel egy hívást.

Próbálja ki most élőben

Ingyenes és kötelezettségmentes

Adja meg a telefonszámát — beállítjuk az Ön személyes élő demóját, és az asszisztens felhívja Önt. Beszéljen vele úgy, mintha már az Ön asszisztense lenne.

Kérjük, országhívószámmal, pl. +36, +43, +49 …

Semmilyen kötelezettség — csak azért keressük meg, hogy beállítsuk a próbahívását.

02Részletesen

Miért a nyitvatartáson túli hívások döntik el, kit nyer meg és kit veszít el

Azok az órák, amikor zárva van, éppen azok, amikor az ügyfeleinek végre szabad idejük van. Egy jó nyitvatartáson túli hívásfogadó szolgáltatás ezeket a hívásokat valódi lehetőségként kezeli — nem pedig zajként, amit hétfőn kell osztályozni.

Az esti roham, amelyet soha nem lát

Az emberek akkor hívják fel a vállalkozását, amikor a saját napjuknak vége — vacsora után, hazafelé a buszon, miután a gyerekek lefeküdtek. Addigra a recepciója rég hazament, és a hívás üzenetrögzítőre fut vagy kicsöng. A hívó ezt nem rossz időzítésként éli meg; egy vállalkozásként éli meg, amely nem veszi fel. Így továbblapoz a lista következő nevére. Egy nyitvatartáson túli hívásfogadó szolgáltatás teljes mondatokban válaszol arra az esti 8-as hívásra, lefoglalja az időpontot, és az ügyfél soha nem tudja meg, hogy az irodája lámpái le voltak kapcsolva.

A hétvégék és ünnepnapok nem holtidő a hívók számára

A szombat reggelek, a hosszú hétvégék, a karácsony és újév közötti napok — pontosan ezek azok, amikor az embereknek van idejük foglalkozni azzal, amit halogattak. Foglalni akarnak, árat kérdezni, vagy átütemezni, és azt akarják, hogy most kezeljék. Ha három napra bekapcsolva hagy egy üzenetrögzítőt, az azt jelenti, hogy egy hideg halom félig elfelejtett kéréshez tér vissza, amelyek legtöbbje már máshová ment. Az asszisztens minden egyes ilyen napon ugyanazzal a kiegyensúlyozott tempóval dolgozik, foglalásokat és kérdéseket rögzítve, miközben Ön valóban kiveszi a hétvégéjét.

Egy vészhelyzet és egy rutinfoglalás nem ugyanaz a hívás

A zárva tartás legnehezebb része nem a mennyiség — hanem a megítélés. Egy elpattant cső éjfélkor azonnal Önt akarja a telefonon; egy kérés, hogy a jövő keddi időpontot mozgassák át, udvariasan várhat reggelig. Az asszisztens megkülönbözteti a kettőt aszerint, amit a hívó valóban mond, a valódi vészhelyzeteket egyenesen az ügyeleti számára irányítja, a rutinügyeket pedig szépen sorba állítja. Csak azokra a dolgokra ébresztik fel, amelyek megérdemlik, és reggel egy rendezett, rendszerezett listára ébred, nem pedig egy megfejtésre váró üzenetrögzítő-torlódásra.

03Gyakorlati útmutató

A nyitvatartáson túli hívásfogadás beállítása úgy, hogy valóban megérje

Egy nyitvatartáson túli asszisztens bekapcsolása a könnyű rész. A valódi érték kihozása néhány döntésen múlik: mikor veszi át, hogyan különbözteti meg a vészhelyzetet a rutinkéréstől, mit mond a hívóknak, és hogyan ellenőrzi, hogy megéri-e. Íme egy gyakorlati módja annak, hogyan állítsa be mindegyiket.

1
Határozza meg a nyitvatartását mindenek előtt
Kezdje azzal, hogy őszinte legyen azzal kapcsolatban, mikor marad valóban megválaszolatlan a telefonja — ez általában tágabb, mint a kifüggesztett nyitvatartási idő. A recepció jóval zárás előtt abbahagyja a felvételt, az ebédszünetek elnyelik a hívásokat, a hétfők pedig a hétvége elszalasztott hívásaival nyitnak. Térképezze fel a valódi réseket: minden estét attól a pillanattól, hogy senki sincs a pultnál, a teljes hétvégéket, az ünnepnapokat és minden déli holtidőt. Aztán adja át pontosan ezeket az időablakokat az asszisztensnek, és hagyja, hogy az első csörgésre felvegye, így soha nincs olyan időszak, amikor a hívó süket csendbe ér. Minél tisztább ez az ütemezés, annál kevesebb a kételkedés később — egy hívás vagy nyitvatartási időben landol egy emberrel, vagy nyitvatartáson túl az asszisztenssel, kétséges középút nélkül.
2
Válassza el szándékosan a vészhelyzeteket a másnapi foglalásoktól
Az az egyetlen döntés, amely érdemessé teszi a nyitvatartáson túli hívásfogadást, az az irányítás. Írja le egyszerű szavakkal, mi számít valódi vészhelyzetnek a vállalkozása számára — egy elpattant cső, egy kizárt bérlő, egy aznap esti lemondás, amely felszabadít egy időpontot — és mi várhat kényelmesen: átütemezés, árkérdések, új foglalások a jövő hétre. Adja meg az asszisztensnek az ügyeleti számát és azt a rövid kifejezéslistát, amelynek élő átkapcsolást kell kiváltania, minden mást pedig hagyjon foglalásként vagy rendezett üzenetként rögzíteni a reggelre. A cél az, hogy csak azokra a hívásokra ébresszék fel, amelyek valóban megérdemlik, és hogy semmi sürgős ne álljon sorban reggel 9-ig. Néhány hetente nézze át az irányítási listát; a határ a sürgős és a rutin között eltolódik, ahogy megtanulja, miről hívnak valójában éjszaka.
3
Mondja el a hívóknak, mi történik — és mérje meg
A hívók nem bánják, ha nyitvatartáson túl egy asszisztenshez érnek; azt bánják, ha úgy érzik, lerázták őket. Tehát írja le egyszerűen az alapokat: hogy az iroda zárva van, hogy a foglalásukat vagy üzenetüket éppen most veszik fel, és nagyjából mikor kapnak választ. Egy világos „rendben van, valaki holnap reggel elsőként visszaigazolja” a zárt ajtóból megtartott ígéretet csinál. Aztán figyelje a számokat, amelyek bizonyítják, hogy működik: hány nyitvatartáson túli hívást fogadtak az elvesztett helyett, hány vált lefoglalt időponttá, hány vészhelyzetet irányítottak helyesen tovább, és mennyire üres a hétfői üzenetrögzítője. Ha az esti foglalások emelkednek és a reggeli torlódás eltűnt, a beállítás végzi a dolgát — és az a néhány beállítás, amelyet érdemes hangolni, nyilvánvaló lesz abból, amit maguk a hívások elárulnak.

Ne veszítse el azokat a hívásokat, amelyekről soha nem is hall

A beállítás körülbelül öt percig tart, és semmibe sem kerül. Tesztelje, ameddig csak szeretné, mielőtt összekötné a telefonszámát.