AI τηλεφωνητής για κτηματομεσίτες: κάθε ερώτημα καταγράφεται

Το πιο πολύτιμο λεπτό της εβδομάδας σας είναι μάλλον εκείνο που δεν προλάβατε ποτέ να ζήσετε: ένας αγοραστής τηλεφωνούσε για το δυάρι στην Elm Road την ώρα που εσείς στεκόσασταν στην κουζίνα κάποιου άλλου, με το κινητό στο αθόρυβο, συζητώντας με έναν αγχωμένο πωλητή την τιμή που ζητά. Αυτός ο αγοραστής πήρε άλλα δύο μεσιτικά πριν το μεσημέρι. Αυτό το εγχειρίδιο υπάρχει για να είστε εσείς αυτός που του τηλεφώνησε πρώτος.

Στη μεσιτεία σας διακόπτουν συνέχεια — και αυτές οι διακοπές είναι η ίδια η δουλειά. Κάθε τηλέφωνο που χτυπά είναι ένας άνθρωπος με χρήματα και προθεσμία: ένας αγοραστής που κυνηγά το ΠΕΑ, ένας ιδιοκτήτης του οποίου ο ενοικιαστής εξαφανίστηκε, ένας πωλητής που είδε την πινακίδα σας τρία σπίτια πιο κάτω και θέλει να μάθει πόσο κάνει το δικό του. Το πρόβλημα δεν είναι ότι οι μεσίτες αγνοούν αυτές τις κλήσεις. Είναι ότι δεν γίνεται να βρίσκεστε ταυτόχρονα σε ραντεβού, στο αυτοκίνητο και στο τηλέφωνο. Κάτι πρέπει να θυσιαστεί, και αυτό που θυσιάζεται είναι σχεδόν πάντα η κλήση που δεν ακούσατε να χτυπά.

Ένας AI τηλεφωνητής για κτηματομεσίτες δεν είναι ρομπότ που κλείνει συμφωνίες. Είναι αυτό που φροντίζει να απαντηθεί η κλήση, να γραφτεί ο κωδικός του ακινήτου, να νιώσει ο καλών ότι κάποιος τον πρόσεξε και να γίνει όντως η επόμενη κίνηση — ώστε όταν επιτέλους καθίσετε στις επτά το απόγευμα, να έχετε μια τακτοποιημένη λίστα αξιολογημένων ερωτημάτων αντί για τέσσερα μηνύματα στον τηλεφωνητή και έναν κόμπο στο στομάχι. Ας δούμε συγκεκριμένα πώς δουλεύει, πού βοηθά και πού, ειλικρινά, δεν βοηθά.

Γιατί τα ραντεβού στα ακίνητα σάς κοστίζουν σιωπηλά πελάτες

Σκεφτείτε ένα συνηθισμένο Σάββατο. Έχετε ραντεβού το ένα πίσω από το άλλο από τις 9 το πρωί. Το καθένα κρατά 30 με 45 λεπτά, συν οι μετακινήσεις ανάμεσά τους. Το κινητό σας χτυπά καμιά δεκαπενταριά φορές μέσα στη μέρα. Δεν μπορείτε να απαντήσετε ενώ ξεναγείτε ένα ζευγάρι σε ένα διαμέρισμα — είναι αγένεια, χαλάει τη στιγμή, και τις μισές φορές βρίσκεστε κάπου χωρίς σήμα ούτως ή άλλως. Έτσι οι κλήσεις πέφτουν στον τηλεφωνητή ή, ακόμη χειρότερα, στο πουθενά.

Και τώρα η άβολη αριθμητική. Ένας σοβαρός αγοραστής έχει συνήθως μια μικρή λίστα ακινήτων και παίρνει τηλέφωνο σε πολλά μεσιτικά μονορούφι. Αν χάσετε την κλήση, δεν περιμένει — προχωρά στο επόμενο νούμερο. Μέχρι να κοιτάξετε το κινητό σας ανάμεσα σε δύο ραντεβού και να τον πάρετε πίσω, έχει ήδη κλείσει επίσκεψη με κάποιον άλλον για το διαμέρισμα δύο δρόμους πιο πέρα. Δεν χάσατε επειδή το δικό σας ακίνητο ήταν χειρότερο. Χάσατε επειδή το τηλέφωνο χτύπησε σε λάθος στιγμή.

Το πρώτο ένστικτο είναι να προσλάβετε κάποιον για τα τηλέφωνα. Καμιά φορά είναι η σωστή κίνηση. Όμως μια γραμματέας μερικής απασχόλησης δεν δουλεύει βράδια και Σαββατοκύριακα — δηλαδή ακριβώς τότε που οι αγοραστές ψάχνουν αγγελίες και σηκώνουν το τηλέφωνο. Και μια γραμματέας πλήρους απασχόλησης είναι ένας πραγματικός μισθός για μια θέση που μένει άπραγη για ώρες και μετά πνίγεται για είκοσι λεπτά. Αυτό που χρειάζονται στην πράξη οι περισσότεροι ανεξάρτητοι μεσίτες και τα μικρά γραφεία είναι κάλυψη στα κενά: τα ραντεβού, τα βράδια, η ώρα του σχολείου, οι δύο εβδομάδες που λείπετε διακοπές και το τηλέφωνο, κάπως, εξακολουθεί να χτυπά.

Τι κάνει στην πράξη ένας AI τηλεφωνητής σε μια κλήση για ακίνητο

Αν αφαιρέσετε το μάρκετινγκ, η δουλειά είναι μηχανική — με την καλή έννοια. Όταν κάποιος τηλεφωνεί και δεν μπορείτε να σηκώσετε, η κλήση προωθείται στον βοηθό Vunoon. Απαντά με φυσική φωνή, χαιρετά τον καλούντα με το όνομα του γραφείου σας και καταλαβαίνει τι θέλει. Για έναν κτηματομεσίτη, αυτό συνήθως πέφτει σε μια χούφτα προβλέψιμες κατηγορίες.

• Ερώτημα αγοραστή για συγκεκριμένο ακίνητο — αναφέρει μια διεύθυνση, έναν κωδικό αγγελίας ή «αυτό με τη μπλε πόρτα στην Elm Road». Ο βοηθός καταγράφει για ποιο ακίνητο πρόκειται, το όνομα και το τηλέφωνό του και τι θέλει να κάνει στη συνέχεια.
• Αίτημα για επίσκεψη — θέλει να το δει από κοντά. Ο βοηθός συγκεντρώνει τις μέρες και τις ώρες που τον βολεύουν και τα στοιχεία επικοινωνίας του, ώστε να επιβεβαιώσετε εσείς ένα ραντεβού — ή το κλείνει απευθείας, αν έχετε δηλώσει τη διαθεσιμότητά σας.
• Υποψήφιος πωλητής ή αίτημα εκτίμησης — κάποιος που σκέφτεται να πουλήσει. Αυτό είναι χρυσάφι, και ο βοηθός κάνει ακριβώς τις ερωτήσεις που θα κάνατε κι εσείς: τύπος ακινήτου, περιοχή, χονδρικό χρονοδιάγραμμα, αν έχει ήδη πάρει εκτίμηση από αλλού.
• Θέμα ιδιοκτήτη ή ενοικιαστή — μια βλάβη, μια απορία για το ενοίκιο, μια εκκρεμότητα με δικαιολογητικά. Ο βοηθός παίρνει τις λεπτομέρειες και το προωθεί στον κατάλληλο άνθρωπο.
• Γενικές κλήσεις ή λάθος νούμερο — κάποιος που ψάχνει μια παράδοση ή πήρε λάθος υποκατάστημα. Ο βοηθός τους εξυπηρετεί ευγενικά και δεν γεμίζει τα εισερχόμενά σας με θόρυβο.

Ο βοηθός απαντά ό,τι μπορεί από το προφίλ που έχετε στήσει — ωράριο, περιοχές που καλύπτετε, αν κάνετε και ενοικιάσεις εκτός από πωλήσεις, πώς λειτουργεί η διαδικασία εκτίμησης. Αυτό που δεν κάνει ποτέ είναι να επινοήσει τιμή ή να υποσχεθεί κάτι που δεν έχετε εγκρίνει. Αν ένας αγοραστής ρωτήσει «θα το δώσουν £15k κάτω από τη ζητούμενη;», δεν μαντεύει. Κρατά το μήνυμα και του λέει ότι θα επικοινωνήσετε εσείς — γιατί αυτό είναι διαπραγμάτευση, και οι διαπραγματεύσεις είναι δική σας δουλειά.

Μετά από κάθε κλήση παίρνετε μια περίληψη και πλήρη απομαγνητοφώνηση — ποιος τηλεφώνησε, για ποιο ακίνητο, τι ρώτησε και τι του υποσχεθήκατε. Τέλος τα μηνύματα στον τηλεφωνητή που κόβονται στη μέση της πρότασης και οι προσπάθειες να θυμηθείτε αν αυτός από την Elm Road ήθελε Τρίτη ή Πέμπτη. Είναι γραμμένο, με ώρα και ημερομηνία, και σας περιμένει.

Ο κωδικός του ακινήτου — η λεπτομέρεια που ξεχνούν όλοι

Εδώ ακριβώς ένα εγχειρίδιο για τη μεσιτεία ξεχωρίζει από μια γενική υπηρεσία απάντησης κλήσεων, οπότε αξίζει να σταθούμε λίγο. Ένας γενικός λήπτης μηνυμάτων θα γράψει «τηλεφώνησε ο Γιάννης, θέλει να δει ένα ακίνητο, πάρτε τον». Άχρηστο. Έχετε σαράντα ακίνητα στο χαρτοφυλάκιο. Ποιο από όλα; Όταν τελικά πάρετε τον Γιάννη, ξεκινάτε από θέση αδυναμίας, μαντεύοντας — κι εκείνος είναι ήδη μισή ανάσα από το να κλείσει με κάποιον που ήξερε για τι πράγμα μιλούσε.

Ένας βοηθός που «ξέρει» το χαρτοφυλάκιό σας αντιμετωπίζει το ακίνητο ως τον άξονα όλης της συζήτησης. Είναι ρυθμισμένος να βγάζει τον κωδικό όπως κι αν το διατυπώσει ο καλών — πλήρης διεύθυνση, κωδικός αγγελίας, τιμή ή μια αόριστη περιγραφή. Αν ο καλών το θυμάται μισό-μισό («αυτό με την αυλή κοντά στον σταθμό, γύρω στα τριακόσια πενήντα»), ο βοηθός σημειώνει ακριβώς τα λόγια του, ώστε να το ταυτοποιήσετε σε δευτερόλεπτα. Το ζητούμενο δεν είναι τέλεια δεδομένα· είναι αρκετά δεδομένα ώστε το τηλεφώνημά σας να ξεκινά με «Γεια σας Γιάννη, πήρατε για την Elm Road 14» αντί για «Γεια σας, ε… μου τηλεφωνήσατε νωρίτερα;».

Υπάρχει κι ένα πιο διακριτικό όφελος. Επειδή κάθε ερώτημα καταγράφεται πάνω σε ένα συγκεκριμένο ακίνητο, αρχίζετε να βλέπετε ποιες αγγελίες φέρνουν τηλέφωνα και ποιες είναι νεκρές. Πήραν τρεις άνθρωποι για το διαμέρισμα που κάθεται έξι εβδομάδες; Αυτή είναι μια συζήτηση για την τιμή με τον ιδιοκτήτη, με στοιχεία στο χέρι και όχι με το ένστικτο. Το αρχείο κλήσεων γίνεται δείκτης ζήτησης — αυτόν που μέχρι τώρα πετούσατε στα σκουπίδια.

Ραντεβού για επισκέψεις χωρίς ατέλειωτο πινγκ πονγκ

Οι επισκέψεις στα ακίνητα είναι η στιγμή της μετατροπής στη δουλειά σας, και πεθαίνουν από χίλιες χαμένες επαφές. Προτείνετε Τρίτη, δεν του κάνει η Τρίτη, όταν σας απαντά είστε σε ραντεβού, προτείνει Πέμπτη, εσείς οδηγείτε — και τρεις μέρες μετά ένας ζεστός αγοραστής έχει κρυώσει. Το πάνε-έλα είναι ο εχθρός.

Ο βοηθός το συμπιέζει αυτό. Καταγράφει τη διαθεσιμότητα του καλούντα εκείνη ακριβώς τη στιγμή — «καθημερινές βράδυ ή Σάββατο πρωί» — μαζί με το όνομα και το τηλέφωνό του, ώστε να επιβεβαιώσετε ένα ραντεβού με ένα και μόνο μήνυμα αντί για πέντε. Αν του έχετε δηλώσει τις ελεύθερες ώρες σας, μπορεί να πάει ένα βήμα παραπέρα και να κλείσει προσωρινά κάτι απευθείας, στέλνοντάς σας μετά τις λεπτομέρειες για επιβεβαίωση. Έτσι κι αλλιώς, η μπάλα είναι στο δικό σας γήπεδο με όλα όσα χρειάζεστε, αντί να πηγαινοέρχεται ανάμεσα σε δύο πολυάσχολους ανθρώπους που όλο χάνει ο ένας τον άλλον.

1. 1
   Ο καλών ζητά να δει το ακίνητο

   Τηλεφωνεί για μια αγγελία και λέει ότι θα ήθελε να το δει από κοντά. Ο βοηθός επιβεβαιώνει για ποιο ακίνητο πρόκειται και ότι αυτό που ζητά είναι επίσκεψη.
2. 2
   Καταγράφει τη διαθεσιμότητα

   Ρωτά πότε τον βολεύει — συγκεκριμένες μέρες, ώρες ή γενικά διαστήματα όπως «μετά τη δουλειά» — και παίρνει τα στοιχεία επικοινωνίας του.
3. 3
   Παίρνετε ένα αίτημα έτοιμο για επιβεβαίωση

   Η περίληψη φτάνει με το ακίνητο, τον καλούντα και τη διαθεσιμότητά του. Απαντάτε με μία ώρα ή την κλείνει ο ίδιος ο βοηθός, με βάση τη διαθεσιμότητα που έχετε ρυθμίσει.
4. 4
   Ο αγοραστής νιώθει ότι τον φρόντισαν

   Το κρίσιμο: δεν τον πέταξε κανείς στον τηλεφωνητή. Κάποιος απάντησε, τον πήρε στα σοβαρά και προχώρησε το θέμα — που είναι και το μεγαλύτερο μέρος αυτού που θέλει ένας αγοραστής σε εκείνο το στάδιο.

Αυτό το τελευταίο είναι εύκολο να το υποτιμήσετε. Ένας αγοραστής που βρίσκει μια ζεστή, ικανή φωνή — έστω και μία που θα σας παραδώσει τη σκυτάλη — έχει τελείως διαφορετική εικόνα για το γραφείο σας από κάποιον που έπεσε σε ένα άψυχο μπιπ τηλεφωνητή. Το έχετε ζήσει όλοι: παίρνετε μια επιχείρηση, δεν απαντά κανείς, και τη διαγράφετε νοερά. Μην είστε εσείς ο μεσίτης που διαγράφεται.

Αξιολόγηση υποψήφιων πωλητών όσο εσείς κοιμάστε

Οι αγοραστές σάς κρατούν απασχολημένους. Οι πωλητές σάς κρατούν στη δουλειά. Μία ανάθεση αξίζει περισσότερο από δώδεκα επισκέψεις — γι' αυτό και η κλήση για εκτίμηση είναι εκείνη που θέλετε λιγότερο από κάθε άλλη να χάσετε. Και, στατιστικά, είναι εκείνη που έχει τις περισσότερες πιθανότητες να έρθει το βράδυ, αφού κάποιος έχει πιει ένα ποτήρι κρασί και έχει σκρολάρει στις αγγελίες αναρωτώμενος πόσο κάνει το σπίτι του.

Εδώ ακριβώς ο AI τηλεφωνητής δικαιώνει το κόστος του στη μεσιτεία. Ένας υποψήφιος πωλητής που τηλεφωνεί στις εννιά το βράδυ και βρίσκει μια φιλική, ικανή απάντηση είναι πελάτης που έχετε πραγματική ελπίδα να κερδίσετε. Ο ίδιος πελάτης, αν πέσει στον τηλεφωνητή, είναι στην καλύτερη περίπτωση κορώνα-γράμματα. Ο βοηθός χειρίζεται εκείνη τη βραδινή κλήση όπως θα την άνοιγε ο καλύτερος άνθρωπός σας: ζεστά, χωρίς βιασύνη, μαζεύοντας διακριτικά τις πληροφορίες που σας λένε αν πρόκειται για ζεστή ανάθεση ή για έναν περίεργο γείτονα.

• Τα βασικά του ακινήτου — τύπος, τετραγωνικά περίπου και περιοχή, ώστε να ξέρετε την τάξη μεγέθους πριν καν τηλεφωνήσετε.
• Κίνητρο και χρονοδιάγραμμα — πουλά για να μετακομίσει, για κάτι μικρότερο ή για δουλειά σε άλλη πόλη; Τώρα ή «κάποια στιγμή του χρόνου»; Εδώ ξεχωρίζουν οι έτοιμοι από αυτούς που απλώς κοιτάζουν.
• Ανταγωνιστικές εκτιμήσεις — έχουν ήδη περάσει άλλοι μεσίτες από το ακίνητο; Το να ξέρετε ότι είστε ο δεύτερος ή ο τρίτος αλλάζει το πώς θα το παίξετε.
• Πώς και πότε να τους βρείτε — ώστε το τηλεφώνημά σας να πέσει τη στιγμή που μπορούν όντως να μιλήσουν και όχι κατευθείαν στον δικό τους τηλεφωνητή.

Όταν τηλεφωνείτε στις 8:30 το επόμενο πρωί, δεν ξεκινάτε από το μηδέν. Ξέρετε ότι πρόκειται για ένα τριάρι σε περιοχή που καλύπτετε, ότι θέλουν να βγει στην αγορά μέχρι την άνοιξη και ότι δεν έχει περάσει ακόμη κανείς άλλος. Σε αυτό το ραντεβού εκτίμησης μπαίνετε ήδη μπροστά. Για μια πιο αναλυτική ματιά στο πώς λειτουργεί αυτού του είδους η προκαταρκτική αξιολόγηση σε επιχειρήσεις υπηρεσιών, δείτε τον οδηγό μας για την αξιολόγηση υποψήφιων πελατών, στους συνδέσμους στο τέλος.

Η υπόσχεση για τηλεφώνημα που επιτέλους τηρείτε

Πείτε την αλήθεια: πόσες φορές έχετε πει «θα σας πάρω το απόγευμα» και δεν το κάνατε; Όχι από αδιαφορία — αλλά επειδή μια αγοραπωλησία κόντεψε να χαλάσει, ήρθε ένας έλεγχος ακινήτου και όλη η μέρα έγινε πυροσβεστική. Ο αγοραστής στον οποίο υποσχεθήκατε τηλέφωνο δεν το πήρε ποτέ. Το πρόσεξε. Έκλεισε αλλού.

Οι επιστροφές κλήσεων δεν ξεφεύγουν από τεμπελιά· ξεφεύγουν από μνήμη και όγκο. Κουβαλάτε στο μυαλό σας δώδεκα ξεκάρφωτες υποσχέσεις ενώ οδηγείτε από ραντεβού σε ραντεβού. Κάτι πρέπει να πέσει, και συνήθως πέφτει αυτό που υποσχεθήκατε στο πάρκινγκ πριν από δύο ώρες. Ένας AI τηλεφωνητής το λύνει από τη ρίζα: η ίδια η υπόσχεση καταγράφεται, γράφεται και κάθεται μέσα στις περιλήψεις σας. Δεν βασίζεστε στο να θυμηθείτε — δουλεύετε πάνω σε μια λίστα. Το «είπα στον αγοραστή της Elm Road ότι θα του επιβεβαιώσω το Σάββατο μέχρι τις 5» είναι εκεί, γραμμένο, και δεν τριγυρνά στο παραφορτωμένο μυαλό σας.

Αυτή η αξιοπιστία μαζεύει τόκο. Οι αγοραστές και οι πωλητές μιλάνε μεταξύ τους. Ο μεσίτης που τηλεφωνεί πάντα πίσω, όπως ακριβώς το υποσχέθηκε, χτίζει μια φήμη που δεν αγοράζεται με καμία γυαλιστερή διαφήμιση. Δεν έχει τίποτα το εντυπωσιακό, και είναι από τα πράγματα με τη μεγαλύτερη απόδοση που μπορείτε να διορθώσετε σε ένα μεσιτικό γραφείο — και ξεκινά από το να ξέρετε πραγματικά τι υποσχεθήκατε.

Εκτός ωραρίου, Σαββατοκύριακα και διακοπές

Το ακίνητο είναι μια συναισθηματική αγορά που τρέχει 24/7 μέσα σε έναν κλάδο με ωράριο 9 με 5. Οι άνθρωποι κοιτάζουν αγγελίες στις δέκα το βράδυ. Τηλεφωνούν τη στιγμή που κάτι τους τραβά το μάτι, γιατί η αγορά σπιτιού είναι συναρπαστική και ανυπόμονη. Αν η γραμμή σας είναι νεκρή μετά τις έξι, είστε αόρατοι ακριβώς τις ώρες που οι αγοραστές σας είναι πιο ζεστοί.

Ρυθμίστε τον βοηθό να καλύπτει βράδια και Σαββατοκύριακα και είστε παρόντες τις ώρες που οι πλατφόρμες αγγελιών έχουν την περισσότερη κίνηση, χωρίς να είστε αλυσοδεμένοι στο κινητό σας πάνω στο φαγητό. Φεύγετε διακοπές; Αντί για τη θλιβερή επιλογή ανάμεσα στο να σβήσει η δουλειά για δεκαπέντε μέρες και στο να απαντάτε κλήσεις δίπλα στην πισίνα, ο βοηθός κρατά τα ηνία — καταγράφοντας κάθε ερώτημα, ώστε να γυρίσετε σε μια λίστα με δουλειά και όχι σε ένα νεκροταφείο χαμένων ευκαιριών. Στις ενοικιάσεις, ένας ενοικιαστής με πραγματικό πρόβλημα εκτός ωραρίου παίρνει απάντηση και το θέμα του καταγράφεται, αντί να φωνάζει στο κενό — κάτι που κάνει θαύματα για το πώς σας βλέπουν ιδιοκτήτες και ενοικιαστές.

Πού, ειλικρινά, δεν θα σας βοηθήσει ένας AI τηλεφωνητής

Ένα εγχειρίδιο που σας πουλά μόνο τα θετικά δεν είναι εγχειρίδιο, είναι διαφήμιση. Ορίστε λοιπόν η ωμή εκδοχή των ορίων — γιατί όταν τα ξέρετε, το στήνετε καλύτερα.

Δεν διαπραγματεύεται. Δεν θα παζαρέψει μια προσφορά, δεν θα διαβάσει τη διάθεση ενός αγχωμένου ιδιοκτήτη, ούτε θα αποφασίσει αν θα δεχτείτε £340k ή θα κρατήσετε. Αυτή είναι η τέχνη σας και πρέπει να παραμείνει δική σας. Η δουλειά του βοηθού τελειώνει εκεί που αρχίζει η κρίση — παίρνει το μήνυμα και σας παραδίδει τη διαπραγμάτευση καθαρή.

Δεν κάνει επισκέψεις ούτε εκτιμήσεις. Δεν μπορεί να ξεναγήσει κάποιον σε ένα ακίνητο ούτε να σταθεί σε ένα σαλόνι και να δώσει έναν μελετημένο αριθμό. Κλείνει ραντεβού και αξιολογεί· εσείς κάνετε την ανθρώπινη δουλειά που κερδίζει αναθέσεις και πουλάει σπίτια. Όποιος σας υπόσχεται μια τεχνητή νοημοσύνη που αντικαθιστά τον μεσίτη, δεν έχει κάνει ποτέ αυτή τη δουλειά.

Δεν προσποιείται τον άνθρωπο. Αν ο καλών ρωτήσει αν μιλά σε μηχανή, απαντά ειλικρινά. Κάποιοι μεσίτες φοβούνται ότι έτσι χάνεται η ζεστασιά — στην πράξη, μια ευθεία απάντηση συν πραγματικά χρήσιμη βοήθεια κερδίζει έναντι ενός καλούντα που νιώθει ότι τον κορόιδεψαν. Ούτε δίνει συμβουλές που δεν είναι σε θέση να δώσει: καμία νομική γνώμη για διαφορά ορίων ιδιοκτησίας, καμία οικονομική καθοδήγηση για στεγαστικό δάνειο. Καταγράφει το ερώτημα και το προωθεί σε εσάς ή στον κατάλληλο ειδικό.

Πώς το στήνετε σε ένα μικρό μεσιτικό γραφείο

Δεν χρειάζεστε έργο πληροφορικής ούτε σύμβουλο. Το στήσιμο είναι ένας σύντομος οδηγός όπου περιγράφετε το γραφείο σας όπως θα ενημερώνατε έναν νέο υπάλληλο το πρώτο του πρωί: ποιοι είστε, ποιες περιοχές καλύπτετε, αν κάνετε πωλήσεις, ενοικιάσεις ή και τα δύο, το ωράριό σας, πώς δουλεύουν οι εκτιμήσεις σας και τι είδους κλήσεις δέχεστε. Μετά μιλάτε ο ίδιος με τον βοηθό για να τον δοκιμάσετε — τηλεφωνήστε σαν αγοραστής, σαν πωλητής, σαν ιδιοκτήτης — και ρυθμίζετε τις απαντήσεις μέχρι να ακούγεται σαν την επιχείρησή σας. Μόλις είναι σωστό, προωθείτε το νούμερό σας σε αυτόν, είτε μόνιμα είτε μόνο όταν δεν είστε διαθέσιμος.

1. 1
   Περιγράψτε το γραφείο

   Περιοχές που καλύπτετε, πωλήσεις ή/και ενοικιάσεις, ωράριο, πώς γίνονται οι εκτιμήσεις, τα τρέχοντα ακίνητα και πώς τα αναφέρετε.
2. 2
   Ορίστε τους τύπους κλήσεων

   Πείτε του τι να καταγράφει για ερωτήματα αγοραστών, αιτήματα επίσκεψης, υποψήφιους πωλητές και θέματα ιδιοκτητών ή ενοικιαστών — και τι δεν πρέπει ποτέ να απαντά μόνος του.
3. 3
   Δοκιμάστε τον ως καλών

   Τηλεφωνήστε ο ίδιος, παίζοντας κάθε τύπο καλούντα, και προσαρμόστε τη διατύπωση μέχρι να τους χειρίζεται όπως θα το κάνατε εσείς.
4. 4
   Προωθήστε το νούμερό σας

   Στείλτε του τις κλήσεις μόνιμα ή μόνο όταν δεν σηκώνετε — μέσα σε ραντεβού, εκτός ωραρίου, στις διακοπές.
5. 5
   Δουλέψτε με βάση τις περιλήψεις

   Κάθε πρωί (ή ανάμεσα σε δύο ραντεβού) τρέξτε τη λίστα με τα καταγεγραμμένα ερωτήματα και τα τηλεφωνήματα που χρωστάτε. Αυτή η λίστα είναι πλέον η μέρα σας.

Δουλεύει σε 25+ γλώσσες, κάτι που στα ακίνητα μετράει περισσότερο από ό,τι στους περισσότερους κλάδους — αγοραστές που μετακομίζουν από το εξωτερικό, ξένοι επενδυτές, ενοικιαστές που νιώθουν πιο άνετα στη μητρική τους γλώσσα. Ένας καλών που μπορεί να εξηγήσει τι θέλει με τα δικά του λόγια σάς δίνει πολύ καλύτερο ενδιαφέρον από κάποιον που παλεύει με ένα γλωσσικό εμπόδιο.

Ας κάνουμε πρόχειρα τα νούμερα

Δεν χρειάζεστε φτιαχτά στατιστικά για να δείτε το μέγεθος του θέματος. Κάντε τον δικό σας πρόχειρο υπολογισμό. Έστω ότι ένα φορτωμένο Σάββατο στέλνει δέκα κλήσεις στον τηλεφωνητή όσο εσείς είστε σε ραντεβού. Αν έστω και μία από αυτές ήταν ένας αγοραστής που έκλεισε αλλού αντί να περιμένει, και αν οι αγοραστές σας καταλήγουν σε αγοραπωλησία με το ποσοστό που ξέρετε ότι ισχύει στο γραφείο σας, μπορείτε να βάλετε νούμερο σε εκείνο το ένα χαμένο Σάββατο. Τώρα πολλαπλασιάστε με κάθε Σάββατο, κάθε βράδυ, κάθε περίοδο διακοπών.

Στην πλευρά των πωλητών η εικόνα είναι ακόμη πιο έντονη, γιατί το διακύβευμα ανά κλήση είναι μεγαλύτερο. Μία και μόνο ανάθεση που διαφορετικά θα την είχατε χάσει από έναν ανταγωνιστή — επειδή εκείνος απάντησε στην κλήση εκτίμησης στις εννιά το βράδυ κι εσείς όχι — πιθανότατα καλύπτει τον βοηθό πολλαπλάσια. Το νόημα του εργαλείου δεν είναι ότι είναι έξυπνο. Είναι ότι κοστίζει ελάχιστα σε σχέση με μία συμφωνία και σταματά τη συγκεκριμένη, ακριβή διαρροή με την οποία ζει σιωπηλά κάθε μεσίτης που δουλεύει έξω. Για ακριβή νούμερα κόστους, η σελίδα τιμολόγησης έχει τα ειλικρινή ποσά.