Preusmeritev klicev na telefonski odzivnik: vodnik za nastavitev, korak za korakom

Nastavitev preusmeritve klicev na telefonski odzivnik zveni kot opravilo za dve minuti. Nato ugotovite, da ne obstaja eno samo stikalo — obstajajo štiri, na vsakem operaterju se obnašajo drugače, izbira napačne kombinacije pa pomeni, da vaši klicalci naletijo na mrtvo linijo ali pa vaš lastni telefon sploh neha zvoniti. Ta vodnik vas popelje skozi vse štiri, kode, ki jih upravljajo, in kako preizkusiti vsako pot, preden ji zaupate pravo stranko.

Tukaj je scenarij, s katerim skoraj vsak začne. Naročili ste se na telefonski odzivnik — morda človeškega, morda virtualno asistentko, kot je Vunoon — in dala vam je telefonsko številko, na katero preusmerite klice. V telefon vtipkate neko kodo, klici se zdi, da gredo nekam, vi pa nadaljujete. Dva tedna pozneje vam stalna stranka pove, da je trikrat poklicala in vsakič dobila glasovno pošto. Kaj se je zgodilo?

Zgodilo se je to, da preusmeritev klicev ni ena sama funkcija. Gre za družino funkcij in razlike med njenimi člani odločajo, ali vaš telefon zazvoni prvi, ali sploh kdaj zazvoni in kaj se zgodi, ko že telefonirate. Če družino ujamete pravilno, je predaja nevidna. Če jo ujamete narobe, ste tiho zgradili stroj za izgubljanje strank.

Štiri vrste preusmeritve klicev

Skoraj vsako telefonsko omrežje na svetu podpira štiri različne pogoje za preusmeritev. So standardizirani — osnovne dopolnilne storitve GSM so enake, ne glede na to, ali ste na mobilniku na Dunaju ali na fiksni liniji v Denverju — čeprav imena menijev in tržne oznake pri različnih operaterjih nihajo. Naučite se štirih konceptov in izrazoslovje operaterja preneha biti pomembno.

• Brezpogojna (CFU) — vsak klic gre naravnost na številko za preusmeritev. Vaš lastni telefon nikoli ne zazvoni.
• Ob zasedenosti (CFB) — klici se preusmerijo le, ko že telefonirate.
• Ob neodgovoru (CFNRy) — klici najprej zvonijo na vašem telefonu, nato pa se preusmerijo, če ne odgovorite v določenem številu sekund.
• Ob nedosegljivosti (CFNRc) — klici se preusmerijo, ko je vaš telefon izklopljen, zunaj dosega ali v načinu za letalo.

Zadnje tri — ob zasedenosti, ob neodgovoru in ob nedosegljivosti — skupaj imenujemo pogojna preusmeritev. Vklopijo se le pod določenim pogojem, kar je ravno razlog, zakaj so zanimive. Brezpogojna je top orodje. Pogojna preusmeritev je skalpel.

Zakaj je razlika dejansko pomembna

Predstavljajte si vodovodarsko podjetje z dvema kombijema. Lastnik se še vedno želi sam oglašati na telefon, kadar zmore — živ glas dejanskega vodovodarja sklene posel hitreje kot karkoli drugega. Le da se ne more oglasiti, ko je pod umivalnikom z obema rokama polnima, ko vozi po avtocesti ali ko ob 23. uri spi, medtem ko kliče počena cev.

Če nastavi brezpogojno preusmeritev, vsak posamezni klic — vključno s tistimi, ki bi jih zlahka sprejel — preskoči njegov telefon in pristane na telefonskem odzivniku. Plačuje asistentko, da prestreza klice, ki jih je hotel sam. Če namesto tega združi zasedenost + neodgovor + nedosegljivost, njegov telefon zazvoni ob vsakem klicu, do storitve pa preidejo le tisti, ki jih res ne more doseči. Ista številka za preusmeritev, popolnoma drugačen poslovni izid.

Zdaj obrnite scenarij. Samostojna kozmetičarka opravlja termine drug za drugim in fizično ne more odgovoriti na telefon med tretmajem, ne da bi ga uničila stranki na stolu. Ne želi, da bi ji telefon med delovnim časom sploh brenčal. Zanjo je brezpogojna preusmeritev čez dan — pri čemer virtualna asistentka sprejema naročila in vprašanja — natanko pravilna, zvečer pa jo izklopi, ko se z veseljem pogovori. Pravilna nastavitev je odvisna od tega, kako dejansko delate, in ne od privzete vrednosti.

Kode GSM, ki vklopijo posamezno vrsto

Vse to lahko običajno nastavite v meniju z nastavitvami telefona, a meniji skrivajo možnosti, jih preimenujejo, včasih pa razkrijejo le brezpogojno preusmeritev. Zanesljiv način — tisti, ki deluje na skoraj vsakem omrežju GSM za mobilnike — je, da neposredno pokličete kratke kode z zvezdico. To so surovi ukazi dopolnilnih storitev, ki jih meni z nastavitvami kliče v ozadju.

Vzorec je dosleden. Za vklop preusmeritve pokličete kodo, zvezdico, ciljno številko in lojtro. Za izklop pokličete lojtro-zvezdico-kodo. V spodnjih tabelah zamenjajte CILJ s številko, ki vam jo je dal vaš telefonski odzivnik, po potrebi vključno s klicno kodo države.

Pri kodi za neodgovor lahko pogosto določite zamik zvonjenja pred preusmeritvijo tako, da ga dodate nizu: **61*CILJ**20# preusmeri po približno 20 sekundah — okoli petih zvonjenj. Operaterji običajno dopuščajo vrednosti med 5 in 30 sekundami v korakih po pet sekund. To eno število je pomembnejše, kot ljudje pričakujejo, in se bomo k njemu še vrnili.

Katera kombinacija ustreza kateremu cilju

Univerzalno pravilne nastavitve ni. Obstaja nastavitev, ki se ujema z vašim ciljem pokritosti. Tukaj so tri, ki zajemajo večino malih podjetij.

Cilj: še naprej se oglašati sam, ujeti le tisto, kar zamudim

To je privzeta nastavitev, ki si jo večina lastnikov v resnici želi. Vklopite vse tri pogojne preusmeritve (zasedenost, neodgovor, nedosegljivost), usmerjene na vaš telefonski odzivnik — bližnjica **004*CILJ# to opravi v enem zamahu. Vaš telefon zazvoni za vse. Ko že telefonirate, se naslednji klicalec ujame. Ko ne uspete pravočasno seči po telefonu, se ujame. Ko vam baterija sredi dneva usahne, se še vedno ujame. Ne izgubite ničesar, storitev pa svoje delo opravi le pri klicih, ki bi jih sicer zamudili.

Cilj: nikoli biti zmoten med delom

Za vsakogar, čigar roke so zasedene — tretmaji, popravila, vožnja, kuhinje — nastavite brezpogojno preusmeritev med delovnim časom, tako da telefon res nikoli ne zazvoni, nato pa jo prekličete, ko ste prosti. Kompromis je pošten: vsak klic predate storitvi, vključno z lahkimi. V tem je bistvo. Virtualna asistentka, ki sprejema naročila in odgovarja na rutinska vprašanja, naredi to menjavo veliko bolj sprejemljivo, kot če vse pošljete na glasovno pošto.

Cilj: pokriti le izven delovnega časa in preliv

Če imate nekoga, ki se oglaša čez dan, in potrebujete pokritost le zvečer, ob koncih tedna in praznikih, je najčistejši pristop časovno pogojena preusmeritev namesto surovih kod GSM. Večina sistemov VoIP in nekateri mobilni operaterji vam omogočajo urnik — brezpogojna preusmeritev od 18. do 8. ure, izklopljena med poslovnim časom. Če vaš operater urnika ne zmore, se vrnete k ročnemu preklapljanju brezpogojne preusmeritve, kar deluje, a je odvisno od tega, da si zapomnite.

Past zamika zvonjenja, pred katero vas nihče ne posvari

Zamik ob neodgovoru — kako dolgo vaš telefon zvoni, preden se preusmeri — je najpogostejši vzrok za »šlo je na glasovno pošto, čeprav sem nastavil preusmeritev«. Tukaj je past: operaterjeva glasovna pošta je sama po sebi preusmeritev ob neodgovoru. Običajno je nastavljena tako, da klic prestreže po približno 20 do 25 sekundah. Če nato dodate preusmeritev ob neodgovoru na svoj telefonski odzivnik z daljšim zamikom, glasovna pošta zmaga v tekmi in klic pogoltne prva.

Ko torej preusmeritev ob neodgovoru usmerite na telefonski odzivnik, ne dodajate preusmeritve — zamenjujete tisto, ki je kazala na glasovno pošto. Nastavitev **61*CILJ# prepiše skrito preusmeritev na glasovno pošto s številko vaše storitve. Dobro. A če zamik nastavite predolg — recimo 30 sekund — nekatera omrežja klic vseeno pograbijo za glasovno pošto prej. Zamik ob neodgovoru naj bo v razponu od 15 do 20 sekund, da storitev zanesljivo zmaga.

Korak za korakom: preusmeritev na virtualno asistentko

Tukaj je celotno zaporedje za najpogostejši cilj — ujeti tisto, kar zamudite — z Vunoon kot ciljem. Koraki so enaki za katerikoli telefonski odzivnik; spremeni se le številka, na katero preusmerjate.

1. 1
   Najprej pridobite svojo številko za preusmeritev

   Preden se dotaknete nastavitev telefona, poskrbite, da je storitev dejansko pripravljena na odgovarjanje. Pri Vunoon se prijavite, svoje podjetje opišete v kratkem čarovniku in ga preizkusite tako, da se z njim sami pogovorite. Šele ko se oglaša tako, kot vam je všeč, dobite številko, na katero preusmerite klice.
2. 2
   Zabeležite trenutno vedenje glasovne pošte

   Z drugega telefona pokličite svojo številko in pustite, da zvoni. Izmerite, koliko časa mine, preden se oglasi glasovna pošta. To število je približno vgrajen zamik ob neodgovoru vašega operaterja in ravno tega boste zamenjali.
3. 3
   Počistite morebitne stare preusmeritve

   Pokličite ##002#, da prekličete vsako obstoječo preusmeritev. To vam da čisto ploščo in prepreči, da bi novo nastavitev naložili na pozabljeno staro.
4. 4
   Nastavite pogojni sklop

   Pokličite **004*CILJ# (pri čemer CILJ zamenjate s svojo številko za preusmeritev). To skupaj vklopi preusmeritev ob zasedenosti, ob neodgovoru in ob nedosegljivosti, vse usmerjene na storitev. Vaš telefon še vedno zazvoni za vsak klic.
5. 5
   Zategnite zamik zvonjenja, če je dovoljeno

   Če to vaš operater podpira, izrecno nastavite zamik ob neodgovoru z **61*CILJ**15# za 15-sekundno okno. Dovolj kratko, da premaga glasovno pošto, dovolj dolgo, da seče po telefonu, ko lahko.
6. 6
   Potrdite stanje

   Pokličite *#004#, da odčitate stanje svoje pogojne preusmeritve. Videti bi morali vse tri pogoje vklopljene in usmerjene na številko vaše storitve.

Preizkusite vsako pot, preden ji zaupate

To je korak, ki ga vsi preskočijo in ga vsi obžalujejo. Nastavili ste štiri pogoje; dokazati morate, da vsak dejansko usmeri na storitev. Zgrabite drugi telefon — prijateljev, rezervni, karkoli z drugo številko — in namerno prehodite poti. Vzame pet minut in je razlika med »nastavil sem preusmeritev« in »preusmeritev deluje«.

• Preizkusite nedosegljivost: popolnoma izklopite telefon, nato ga pokličite z drugega telefona. Storitev bi se morala oglasiti v nekaj zvonjenjih.
• Preizkusite neodgovor: spet vklopite telefon, pokličite ga in preprosto ne dvignite. Po zamiku zvonjenja bi se morala oglasiti storitev — ne glasovna pošta.
• Preizkusite zasedenost: vzpostavite klic na svojem telefonu (pokličite točni čas ali koga drugega), nato naj vas pokliče drugi telefon. Preusmeriti bi se moral naravnost na storitev.
• Preizkusite samo kakovost odgovarjanja: pri vsaj enem od teh klicev se obnašajte kot prava stranka. Zastavite vprašanje, ki bi ga pričakovali od klicalca, in potrdite, da storitev nanj pravilno odgovori.

Pogoste napake in kako se jim izogniti

Večina težav s preusmeritvijo izvira iz peščice predvidljivih napak. Če se vaša nastavitev obnaša napačno, gre skoraj zagotovo za eno od teh.

• Nastavitev brezpogojne, ko ste mislili pogojno. Če vaš telefon popolnoma neha zvoniti, ste vklopili CFU. Prekličite jo z ##21# in namesto tega uporabite **004*CILJ#.
• Pozaba klicne kode države. Številka za preusmeritev brez pravilne mednarodne predpone na nekaterih omrežjih tiho odpove. Vključite celotno številko.
• Dopuščanje, da glasovna pošta zmaga v tekmi. Predolg zamik ob neodgovoru in glasovna pošta pograbi klic. Skrajšajte ga na približno 15 sekund.
• Nalaganje novih preusmeritev na stare. Če se stvari zapletejo, najprej vedno počistite z ##002#.
• Nikoli preizkušena pot nedosegljivosti. Sproži se le, ko je vaš telefon izklopljen, zato jo ljudje pozabijo — in ravno ta vas reši, ko vam baterija usahne sredi izmene.

Še ena poštena opomba: kode za preusmeritev so odvisne od operaterja. Kode v tem vodniku so standard GSM in delujejo na veliki večini mobilnih omrežij, a peščica operaterjev uporablja svoje različice ali omejuje pogojno preusmeritev na določenih paketih. Če koda vrne napako, vam bo podporna stran vašega operaterja ali dvominutni klic k njim potrdil lokalni ekvivalent. To je edini del tega, ki ga s svojega telefona ne morete povsem nadzorovati.

Cilj je nevidna predaja

Ko je preusmeritev dobro nastavljena, vaši klicalci nikoli ne vedo, da se je predaja zgodila. Pokličejo vašo številko in oglasite se ali vi ali sposobna asistentka — brez mrtve tišine, brez »oseba, ki jo kličete, je nedosegljiva«, brez črne luknje glasovne pošte. Dobra virtualna asistentka sprejme naročilo, odgovori na rutinsko vprašanje ali sprejme sporočilo in vam pošlje povzetek ter prepis, tako da se nič ne izgubi niti pri klicih, ki jih nikoli niste videli.

Ta nevidnost je celotno bistvo pravilne nastavitve štirih pogojev. Preusmeritev je vodovodna napeljava — nihče je ne bi smel nikoli opaziti, kako deluje. Opazijo jo šele, ko je pokvarjena in njihov klic izgine. Vzemite si deset minut za namerno nastavitev in preizkus vseh štirih poti, pa boste imeli napeljavo, ki tiho deluje, klic za klicem.