İşletmeniz kapanır. Telefonunuz kapanmaz.
Tüm randevu aramalarının yarısı mesai dışına düşer — akşamlar, hafta sonları, tatiller. Tam da kimsenin orada olmadığı zamanlar; sessizliğe çarpan bir arayan ise nadiren tekrar dener. Asistan o boşluğu kapatır, böylece açamadığınız akşam 9 araması sabaha kalmadan kaybolan bir müşteriye dönüşmez.
Sorun
- Müşteriler akşamları boş — sizin resepsiyonunuz değil.
- Pazartesi sabahı, kimsenin uğraşmak istemediği bir sesli mesaj yığınıyla başlar.
- Gece yaşanan acil durumlar kimseye ulaşamaz ve büyür.
Asistan bunu nasıl çözüyor
- Asistan gece 11'de, tıpkı sabah 11'deki gibi yanıt verir — kibarca ve anında.
- Randevular doğrudan takviminize girer; mesajlar aciliyetine göre sıralı gelir.
- Gerçek acil durumlar nöbetçi numaranıza aktarılır, gerisi sabaha kadar kibarca bekler.
01
Ne değişiyor
Akşam ve hafta sonu randevuları otomatik olarak yakalanır
Sesli mesaj yığını yok — her şey yapılandırılmış gelir
Acil durumlar size ulaşır, rutin işler bekler — sizin kurallarınızla
Bunu işletmeniz için çözün
Dakikalar içinde ücretsiz kurun — ya da önce bir aramayı canlı olarak nasıl karşıladığını dinleyin.
Şimdi canlı deneyin
Ücretsiz ve bağlayıcı değil
Numaranızı girin — size özel canlı demoyu hazırlayalım ve asistan sizi arasın. Onunla, sanki çoktan sizin asistanınızmış gibi konuşun.
Lütfen ülke koduyla birlikte girin, örn. +90, +49, +44 …
Hiçbir yükümlülük yok — yalnızca deneme aramanızı ayarlamak için sizinle iletişime geçeriz.
02Derinlemesine
Mesai dışı aramalar neden kimi kazanıp kimi kaybettiğinizi belirler
Kapalı olduğunuz saatler, müşterilerinizin nihayet boş kaldığı saatlerdir. İyi bir mesai dışı yanıtlama hizmeti, bu aramalara gerçek fırsatlar olarak yaklaşır — Pazartesi ayıklanacak bir gürültü olarak değil.
Hiç göremediğiniz akşam yoğunluğu
İnsanlar işletmenizi kendi günleri bittiğinde arar — akşam yemeğinden sonra, eve dönüş yolunda, çocuklar yattıktan sonra. O saatte resepsiyonunuz çoktan eve gitmiştir ve arama sesli mesaja düşer ya da boşa çalar. Arayan bunu kötü bir zamanlama olarak değil, telefonu açmayan bir işletme olarak yaşar. Bu yüzden listedeki bir sonraki isme geçer. Bir mesai dışı yanıtlama hizmeti, o akşam 8 aramasını tam cümlelerle yanıtlar, randevuyu oluşturur ve müşteri ofisinizin ışıklarının kapalı olduğunu hiç bilmez.
Hafta sonları ve tatiller, arayanlar için boş zaman değildir
Cumartesi sabahları, uzun hafta sonları, yılbaşı ile yeni yıl arasındaki günler — insanların ertelediği işleri tam da bu zamanlarda halletmeye vakti olur. Randevu almak, fiyat sormak veya değişiklik yapmak isterler ve bunun hemen halledilmesini beklerler. Telesekreteri üç gün açık bırakmak, çoğu çoktan başka yere gitmiş, yarı unutulmuş taleplerden oluşan soğuk bir yığına geri dönmek demektir. Asistan ise o günlerin her birinde aynı istikrarlı tempoda çalışır; siz hafta sonunuzun tadını çıkarırken randevuları ve soruları yakalar.
Bir acil durum ile rutin bir randevu aynı arama değildir
Kapalı olmanın en zor yanı yoğunluk değil, muhakemedir. Gece yarısı patlayan bir su borusu, dakikalar içinde sizi telefona ister; gelecek salının randevusunu ileri alma talebi ise sabaha kadar kibarca bekleyebilir. Asistan ikisini, arayanın söylediğine bakarak ayırt eder; gerçek acil durumları doğrudan nöbetçi numaranıza yönlendirir, rutin işleri düzenli biçimde sıraya koyar. Yalnızca buna değer şeyler için uyandırılırsınız ve sabah çözülecek sesli mesaj yığını yerine düzenli, sıralı bir listeyle uyanırsınız.
03Pratik bir rehber
Mesai dışı yanıtlamayı gerçekten işe yarayacak şekilde kurmak
Mesai dışı asistanı açmak kolay kısım. Asıl değeri birkaç karardan gelir: ne zaman devralacağı, acil bir durumu rutin bir talepten nasıl ayıracağı, arayanlara ne söyleyeceği ve işe yarayıp yaramadığını nasıl kontrol edeceğiniz. İşte her birini kurmanın pratik bir yolu.
- 1
Her şeyden önce saatlerinizi tanımlayın
Telefonunuzun gerçekten ne zaman yanıtsız kaldığı konusunda dürüst olun — bu genellikle ilan ettiğiniz açılış saatlerinden daha geniştir. Resepsiyon, kapanıştan epey önce telefonu açmayı bırakır, öğle araları aramaları yutar ve Pazartesi günü hafta sonunun kaçanlarıyla açılır. Gerçek boşlukları haritalayın: kimsenin masada olmadığı andan itibaren her akşam, tüm hafta sonları, resmi tatiller ve her öğle durgunluğu. Sonra tam o pencereleri asistana verin ve ilk çalıştan itibaren açmasını sağlayın, böylece arayanın sessizliğe çarpacağı hiçbir aralık kalmasın. Bu program ne kadar net olursa sonradan o kadar az tereddüt yaşarsınız — bir arama ya mesai saatinde bir insana ya da mesai dışında asistana düşer; arada belirsiz bir orta nokta kalmaz.
- 2
Acil durumları ertesi gün randevularından bilinçli olarak ayırın
Mesai dışı yanıtlamayı değerli kılan tek karar yönlendirmedir. İşletmeniz için gerçek bir acil durumun ne olduğunu sade sözcüklerle yazın — patlayan bir su borusu, dışarıda kalmış bir kiracı, bir slotu boşaltan aynı gün iptali — ve neyin rahatça bekleyebileceğini: erteleme, fiyat soruları, gelecek hafta için yeni randevular. Asistana nöbetçi numaranızı ve canlı aktarımı tetiklemesi gereken kısa ifade listesini verin; diğer her şey bir randevu ya da sabah için sıralı bir mesaj olarak yakalansın. Amaç, yalnızca gerçekten gereken aramalar için uyandırılmanız ve acil hiçbir şeyin sabah 9'a kadar sırada beklememesidir. Yönlendirme listesini birkaç haftada bir gözden geçirin; insanların geceleri gerçekte ne hakkında aradığını öğrendikçe acil ile rutin arasındaki çizgi kayar.
- 3
Arayanlara ne olduğunu söyleyin — ve ölçün
Arayanlar mesai dışında bir asistana ulaşmaktan rahatsız olmaz; rahatsız oldukları, başlarından savrulmuş hissetmektir. Bu yüzden temelleri sade biçimde yazın: ofisin kapalı olduğunu, randevu ya da mesajlarının tam şu anda alındığını ve yaklaşık ne zaman geri dönüş alacaklarını. Net bir "merak etmeyin, biri sabah ilk iş onaylayacak" cümlesi, kapalı bir kapıyı tutulmuş bir söze çevirir. Sonra işe yaradığını kanıtlayan sayıları izleyin: kaç mesai dışı aramanın önceden kaybedildiği yerine yanıtlandığı, kaçının randevuya dönüştüğü, kaç acil durumun doğru yönlendirildiği ve Pazartesi sesli mesaj kutunuzun ne kadar boş olduğu. Akşam randevuları artıyor ve sabah yığını kaybolduysa kurulum işini yapıyordur — ayarlanmaya değer birkaç ayar da aramaların kendisinden açıkça belli olacaktır.
Hiç haberinizin olmadığı aramaları kaybetmeyi bırakın
Kurulum yaklaşık beş dakika sürer ve hiçbir ücreti yoktur. Numaranızı bağlamadan önce dilediğiniz kadar test edin.
İlgili kullanım senaryoları