Sektörünüze göre önceden eğitilmiş
Boş bir sayfadan başlamaz. Arayanlarınızın nasıl konuştuğunu, ne için aradığını ve o çağrıyı nasıl bir randevuya dönüştüreceğini zaten bilir.
Diş hekimleri
Ön büro hem tezgâhtaki hastalarla hem de çalan telefonla uğraşıyor — biri hep bekliyor.
Hasta randevularını nasıl aldığı
Tıp muayenehaneleri
Hiçbir ön büronun fiziksel olarak yetişemeyeceği yoğun saat çağrı fırtınaları.
Hasta çağrılarını nasıl ele aldığı
Veteriner hekimler
Hasta bir evcil hayvanla ilgili acil çağrılar gece ve hafta sonu gelir.
Evcil hayvan acillerini nasıl ayırdığı
Fizyoterapi
Fizyoterapistler tedavi sırasında telefona yanıt veremez — ve yeni hasta çağrılarını kaçırır.
İptal olan saatleri nasıl doldurduğu
Kuaförler
Kesim sırasında telefona yanıt vermek, koltuğunuzdaki müşteriyi yarıda kesmek demektir.
Koltuğu nasıl doldurduğu
Güzellik salonları
Eldivenler takılı, karşınızda müşteri — çalan telefon saf strestir.
Randevularınızı nasıl yönettiği
Restoranlar
Servis sırasında kimse rezervasyon çağrılarını alamaz — tam da çoğunun geldiği an.
Masa rezervasyonlarını nasıl aldığı
Oteller
Gece ve sabahın erken saatlerindeki rezervasyon aramaları yanıtsız kalıyor.
Oda rezervasyonlarını nasıl yönettiği
Tatil kiralıkları
Kiralıkları tam zamanlı bir işin yanında yönetiyorsunuz — aramalar en kötü zamanlarda geliyor.
Misafir sorularını nasıl yanıtladığı
Oto tamir servisleri
Ustalar 'arabam hazır mı?' aramalarını yanıtlamak için işi bölüyor.
Tamiratları nasıl programladığı
Hukuk büroları
Ortaklar, bir formun yanıtlayabileceği aramalar için faturalanabilir işi bölüyor.
Yeni müvekkilleri nasıl nitelediği
Emlak
Her yeni ilandan sonra o ilanla ilgili aramalar — hepsi aynı anda — akın ediyor.
Gezme randevularını nasıl ayarladığı
Fitness stüdyoları
Ön büro girişleri, içecekleri ve çalan telefonu aynı anda yetiştiriyor.
Yeni üyeleri nasıl kaydettiği
Sürücü kursları
Eğitmenler bütün gün derste; ofis telefonu boşa çalıyor.
Öğrencileri nasıl kaydettiği
Ev hizmetleri
Sahada çalışmak cevapsız çağrı demek — cevapsız çağrı ise kaçan iş.
Çağrıları nasıl ele aldığı
Sigorta acenteleri
Hasar aramaları ayrıntı gerektirir — ilk seferde doğru alınmalı.
Hasarları 7/24 nasıl aldığıHer sektör telefona farklı yanıt verir
Bir diş kliniğini arayan kişiyle bir restoranı arayan kişi tamamen farklı şeyler ister — ve sizi tamamen farklı ölçütlerle değerlendirir. Diş hastası çoğu zaman ağrı içindedir, endişelidir ve bugün kabul edilip edilemeyeceğini öğrenmek ister. Yemek için arayan ise sadece saat yedide dört kişilik bir masa ister ve telesekreterle karşılaşırsa kapatıp bir sonraki yeri arar. İkisine de aynı genel senaryoyla yaklaşmak, iyi fırsatların sessizce kaçıp gitmesinin yoludur.
Sorular tahmin edilebilir, ama hiçbiri tıpatıp aynı değil
Herhangi bir işletmede gün boyu aynı birkaç çağrı tekrarlanır: bir randevu, bir fiyat sorusu, bir çalışma saati kontrolü, bir "bu hafta beni sığdırabilir misiniz". İfadeler tanıdıktır, aciliyet tanıdıktır, itirazlar tanıdıktır. Önceden eğitilmiş bir yapay zeka resepsiyonistinin burada bu kadar iyi çalışmasının nedeni tam da bu öngörülebilirliktir — arayanlarınızın ifadeleri nasıl kurduğunu zaten duymuştur ve hangi yanıtın konuşmayı gerçekten ileri taşıdığını bilir. Sektörden sektöre bu senaryo tamamen değişir; herkese uyan tek tip bir çağrı yanıtlama hizmetinin bu kadar sık robotik ve uyumsuz hissettirmesinin nedeni de budur.
"İyi bir çağrı" sayılan şey sektöre göre değişir
Bir hukuk bürosu için iyi bir çağrı, konuyu doğru tespit etmek, ayrıntıları temiz biçimde almak ve tavsiye gibi görünebilecek hiçbir şey söylememek demektir. Bir kuaför için koltuğu doldurmak demektir — hangi stilist, hangi hizmet, ne kadar sürdüğünü bilmek. Bir otel için ise rezervasyonlar, geç check-in'ler ve bir konaklamayı tekrar gelmeye dönüştüren küçük taleplerdir. Her biri için kazanan sanal resepsiyonist, mesleği sıfırdan öğrenmesi gereken değil, zaten anlayan olandır.
Aciliyet ve ton, isteğe bağlı ayrıntılar değildir
Acil bir su tesisatı çağrısıyla rutin bir fiyat teklifi talebi aynı şekilde ele alınmamalı; arayan da duyulup duyulmadığını saniyeler içinde anlar. Doğru asistan farkı okur — patlayan boruyu gerçek bir kişiye aktarırken fiyat teklifi randevusunu sakince alır — ve müşterilerinizin sizin gibi bir işletmeden beklediği sıcaklığı yakalar. Asistanın nasıl kurulduğunu görmek için aşağıdan sektörünüzü seçin.
İşletmenizin sessizce çağrı kaybedip kaybetmediğini nasıl anlarsınız
Çoğu işletme sahibi, kaç arayanın kendisine asla ulaşamadığını bilmez; çünkü kaçırılan bir çağrı iz bırakmaz — ne öfkeli bir e-posta vardır, ne bir şikâyet, sadece sessizlik ve telefonu açan bir rakip. Bir yapay zeka telefon asistanının buna değip değmeyeceğine karar vermeden önce, işaretleri dürüstçe okumakta fayda var. İşte farkında olmadan çağrı sızdıran işletmelerde genellikle doğru olanlar.
- 01
Telesekreteriniz dolu ve kimse geri dönmüyor
Uzun bir günün sonunda telesekreterinizi kontrol edip saatler önce yanıt bekleyen üç mesaj buluyorsanız, çoğu arayanın hiç mesaj bile bırakmadığını varsayın. Modern arayanlar makineyle nadiren konuşur; kapatıp listedeki bir sonraki ismi ararlar. Bir mesai dışı çağrı yanıtlama hizmeti tam da bu kaybı önlemek için vardır — ölçene kadar görünmezdir.
- 02
Telefon, siz ödeme yapan bir müşteriyle ilgilenirken çalıyor
En değerli çağrılar en kötü anlarda gelir — işlemin ortasında, hizmetin ortasında, elleriniz doluyken. Ya karşınızdaki kişiyi yarıda bırakırsınız ya da çalmaya bırakırsınız ve her iki seçenek de size pahalıya patlar. En yoğun saatler aynı zamanda yanıt vermeyi en az göze alabileceğiniz saatlerse, kaçırdığınız çağrılar büyük olasılıkla bir şey satın alacak olanlardır.
- 03
Çağrılarınızın yarısı çalışma saatleri dışında geliyor
İnsanlar akşamları, hafta sonları, yolda araştırıp randevu alır. Kapıyı kilitlediğiniz anda hattınız sessizleşiyorsa, o pencerenin tamamını telefonu açan kişiye teslim ediyorsunuz demektir. Çağrı kaydınızı çıkarıp saatlere bakın — mesai dışı oran neredeyse herkesi şaşırtır.
- 04
Aynı soruları tanıyorsunuz ama yanıtı hiç yetiştiremiyorsunuz
Çalışma saatleri, fiyatlar, "bunu yapıyor musunuz", "bugün gelebilir miyim" — ekibiniz gün boyu aynı beş soruyu yanıtlayıp yine de kapanışa kadar koşturmaca içindeyse, o çağrılar işin kendisine ayırmanız gereken zamanı yiyor demektir. Rutin sorular tam olarak bir sanal resepsiyonistin yükünüzden aldığı, tutarlı ve yorulmadan halletiği şeylerdir.
Bunlardan ikisi ya da daha fazlası haftanıza benziyorsa, neredeyse kesinlikle hiç görmediğiniz çağrıları kaybediyorsunuz. Çözüm daha hızlı yanıt vermek değil — her çağrının en başta yanıtlandığından emin olmaktır. Yukarıdan sektörünüzü bulun ve asistanın arayanlarınızın konuşma biçimine göre nasıl kurulduğunu görün.
Randevulu, gelene hizmet ya da acil — çağrı yönetimi tek bir iş değildir
İki işletme aynı sayıda çağrı alıp yine de tamamen farklı bir resepsiyoniste ihtiyaç duyabilir. Onları ayıran şey büyüklük ya da sektör etiketi değil — çağrının kendi biçimidir. Bir yapay zeka telefon asistanının mesleğinize uyup uymadığına karar vermeden önce, telefonunuzun aslında bu üç kalıptan hangisini izlediğini bilmek yardımcı olur; çünkü doğru kurulum her biri için farklı görünür.
Randevulu işletmeler: çağrının kendisi randevudur
Bir diş kliniği, bir hukuk bürosu, bir kuaför ya da bir klinik için telefon çağrısı ile takvim aynı şeydir. Yanıt vermenin tüm amacı doğru kişiyi doğru saate yerleştirmektir ve kaçırılan bir çağrı, bir daha asla geri gelmeyebilecek kaçırılmış bir randevudur. Burada asistan konuşma sırasında gerçek bir iş yapmak zorundadır: neyin boş olduğunu kontrol etmek, yeni hasta muayenesinin kontrolden daha uzun sürdüğünü anlamak, aile hukukuna hangi avukatın baktığını bilmek ve arayanın işin gerçekleştiğinden emin olarak telefonu kapatması için randevuyu sesli olarak onaylamak.
Zor kısım nadiren randevunun kendisidir — çevresindeki pazarlıktır. "Daha erkene bir şeyiniz var mı?" "Beşten sonra olabilir mi?" "Dr. Lewis o hafta müsait mi?" İyi bir sanal resepsiyonist takvimi doldurulacak bir form olarak değil, içinde arama yapılıp seçenek sunulan canlı bir şey olarak görür ve ayrıntıları kimsenin onaylamak için tekrar aramasına gerek kalmayacak kadar temiz alır.
Gelene hizmet ve yüksek hacimli işletmeler: hız ve doğruluk derinliğe yeğdir
Bir restoran, bir otel resepsiyonu, yoğun bir oto servisi ya da bir satış tezgâhı farklı bir kurala göre yaşar. Arayanlar hızlı, doğru bir yanıt ister — saat yedide masa var mı, bedenim var mı, kaçta kapatıyorsunuz — ve telesekreterle karşılaştıkları anda kapatıp listedeki bir sonraki ismi ararlar. Derinlikten çok akış önemlidir: asistan kısa, tekrarlı çağrı seline hiçbirini düşürmeden yetişmeli, tahmin edilebilir soruları anında yanıtlamalı ve yalnızca olağandışı olanı bir insana iletmelidir.
Bu işletmeler için tehlike yoğun saattir; telefon en sık tam da ekibin yanıt vermeye en az müsait olduğu anda çalar. Bir yapay zeka çağrı yanıtlama hizmeti, bu yoğunluğu üstlenerek burada yerini hak eder — rezervasyonu alarak, fiyatı söyleyerek, saatleri onaylayarak — böylece aksi takdirde boşa çalacak çağrılar kapanma yerine müşteriye dönüşür.
Acil ve nöbetçi işletmeler: her şey doğru sıralamada
Su tesisatçıları, çilingirler, ısıtma-soğutma ustaları, site yöneticileri ve mesai dışı hattı olan her meslek en yüksek riskle karşı karşıyadır; çünkü arayan çoğu zaman gergindir ve yanlış yönetmenin bedeli gerçektir. İş, düzgün bir randevu almak değil — doğru yönlendirme yapmaktır. Gece yarısı patlayan bir boru, salı günü istenen bir fiyat teklifi değildir ve asistan bunları saniyeler içinde ayırt etmek zorundadır: gerçek acili nöbetçi bir kişiye aktarırken rutin işi sakince sabaha kaydeder.
Yönlendirmeyi doğru yapın; mesai dışı hat bir yük olmaktan çıkar ve hem müşterilerinizi hem de uykunuzu korumaya başlar. Yanlış yapın; ya nöbetçi ustayı boşuna uyandırırsınız ya da çok daha kötüsü, gerçek bir acili bir telesekreter kutusunda bekletirsiniz. Tonu ve muhakemeyi o ana göre ayarlamanın en çok önem taşıdığı kalıp budur — ve genel bir çağrı yanıtlama hizmetinin en sesli biçimde başarısız olduğu yer de burasıdır.
Çoğu işletme esasen bu üçünden biridir, bir parça da başka bir tutamla — ara sıra gelene hizmet veren bir kuaför, zaman zaman acil bir durumla karşılaşan bir otel. Aşağıdan sektörünüzü seçmenin amacı basitçe şudur: asistan, her çağrıya aynı davranan genel bir senaryo yerine, telefonunuzun aslında izlediği kalıba göre zaten kurulmuştur.
Bize güvenmeyin — kendiniz konuşun
Numaranızı yazın, 28 dilden birini seçin, asistan sizi geri arasın. Gerçek bir müşterinin soracağı her şeyi sorun.
- 28 konuşulan dil
- Ücretsiz deneyin · Kredi kartı yok · İstediğiniz zaman iptal
Şimdi canlı deneyin
Ücretsiz ve bağlayıcı değil
Numaranızı girin — size özel canlı demoyu hazırlayalım ve asistan sizi arasın. Onunla, sanki çoktan sizin asistanınızmış gibi konuşun.
Lütfen ülke koduyla birlikte girin, örn. +90, +49, +44 …
Hiçbir yükümlülük yok — yalnızca deneme aramanızı ayarlamak için sizinle iletişime geçeriz.
Kendi numaranızda deneyin — ücretsiz
Dakikalar içinde kurun ya da önce canlı bir demo araması dinleyin. Kredi kartı gerekmez.