Diş klinikleri için bir yapay zeka telefon asistanı

07Pratik bir rehber

Kliniğinizde bir yapay zeka resepsiyonistini devreye almak için pratik bir rehber

Bir telefon asistanını açmak kolaydır. İlk hafta ondan gerçek değer elde etmek — sadık hastalarınızı ya da ön büronuzu tedirgin etmeden — bir sıralama meselesidir. İşte bir diş kliniği sahibinin asistanı nasıl iyi devreye alabileceği, hastaların beklediği sıcaklığı nasıl koruyabileceği ve gerçekten işe yaradığını nasıl anlayabileceği.

1. 1

   Hepsini birden değil, en çok acıtan çağrılarla başlayın

   İlk gün her çağrıyı devretme dürtüsüne direnin. Önce en yüksek sancılı tek bir dilimi seçin ve asistanın kendini orada kanıtlamasına izin verin. Çoğu klinik için bu, mesai dışı ve taşan çağrılardır: çağrıları yalnızca hat meşgulken ya da klinik kapalıyken ona yönlendirin, gündüz çağrılarını şimdilik ön büronuzda bırakın. Bu dar başlangıç, asistanın akşam dokuzdaki diş ağrısını ve öğle yoğunluğunda arayan yeni hastayı — yani zaten kaybetmekte olduğunuz çağrıları — karşılaması demektir; ekibiniz ise zaten sahip olduğu ilişkileri korur. İlk birkaç günü, asistanın aldığı çağrı dökümlerini gözden geçirerek, kliniğinizin gerçekte konuşma biçimine uymayan yanıtları düzelterek ve en çok sorduğu üç dört bilgiyi besleyerek geçirin. Mesai dışı bir hafta sorunsuz çalıştıktan sonra yetkisini gündüz taşan çağrılara, ardından ilk çalışta yanıtlamaya genişletin. Her genişletme, açıp unuttuğunuz bir ayar değil, kanıta dayanarak verdiğiniz bilinçli bir karardır.

2. 2

   İnsani dokunuşu, en çok önem taşıdığı yerde koruyun

   Hastalar bir temizlik randevusu aldığı için asistanı bağışlar; ama bir endişenin ortasında yüzüstü bırakılmayı bağışlamaz. Bu yüzden asistanın neyi üstlenmesi gerektiği ile mutlaka bir insana ulaşması gerekenler arasına net bir çizgi çekin. Tekrarlı, düşük duygulu işleri ona bırakın — onaylar, ertelemeler, sigorta ve park soruları, iptal olan saatleri doldurma — ve yükseltme kuralınızı, endişeli, klinik ya da şikâyet biçimindeki her şey hızla bir insana ulaşacak şekilde yazın. Ona genel bir senaryo yerine kendi sesinizle bir karşılama verin, diş hekimlerinin adlarını söyleyin ki arayanlar nereye ulaştıklarını bilsin ve çıkmaz sokak yerine her zaman net bir sonraki adım sunsun: bir acil randevu, bir geri arama, nöbetçi servisiniz. Amaç bunun bir asistan olduğunu gizlemek değil — yetkin ve sıcak olduğunda hastalar bundan rahatsız olmaz — gerçekten sıkıntıda olan hiç kimsenin bir duvarla konuşur halde bırakılmamasını sağlamaktır. Mevcut hastalarınıza da olduğunu söyleyin; telesekreter anonsunuza ve sitenize eklenecek tek bir satır, sürprizi bir özelliğe çevirir.

3. 3

   Zaten güvendiğiniz sayılarla haftalık ölçün

   Bunun işe yarayıp yaramadığını bilmek için bir gösterge paneline ihtiyacınız yok — zaten önemsediğiniz birkaç şeyi izlemeniz yeter. İlk ay her hafta bunlardan üçünü kontrol edin. Birincisi, yanıtlanma oranı: gelen çağrılarınızın kaçı artık telesekreter yerine bir çözüme ulaşıyor, özellikle mesai dışında. İkincisi, bu çağrılardan alınan randevular — asistanın hakkını ya verdiği ya da vermediği satır; çünkü klinik karanlıkken alınan yeni bir hasta, tamamen geri kazanılmış gelirdir. Üçüncüsü, boş koltuk sayınız: asistan bekleme listenizi işleyip gelmeyen hastaları yeniden aldıkça, son dakika boşlukları gözle görülür biçimde azalmalı. Hastaların nasıl tepki verdiğini duyabilmek için sayıların yanında bir tutam çağrı dökümü okuyun ve her seferinde tek bir şeyi ayarlayın. Birkaç hafta içinde tablo genellikle nettir: daha az kaçırılan ilk kez arayan, daha az pazartesi sabahı mesajı ve daha dolu bir defter — ki tek önemli kanıt da budur.