Emlakçılar İçin Yapay Zeka Resepsiyonisti: Her Talep Kayıtta

Haftanızın en değerli dakikası, büyük ihtimalle hiç yaşayamadığınız dakikadır: siz başkasının mutfağında, telefonunuz sessizde, gergin bir satıcıya istediği fiyatı anlatırken Elm Road'daki 2+1 daire için arayan alıcı. O alıcı öğleye kalmadan iki emlakçı daha aradı. Bu rehber, ilk geri dönenin siz olması için yazıldı.

Emlak işi baştan sona bölünmelerden ibarettir; üstelik o bölünmeler işin ta kendisidir. Çalan her telefonun ucunda parası ve bir takvimi olan biri vardır: enerji kimlik belgesinin peşine düşmüş bir alıcı, kiracısı ortadan kaybolmuş bir ev sahibi, üç kapı ötede sizin satılık tabelanızı görüp kendi evi ne eder diye merak eden bir satıcı. Sorun, emlakçıların bu çağrıları umursamaması değil. Sorun, aynı anda hem yer gösterip hem araba kullanıp hem de telefonda konuşmanın fiziken mümkün olmaması. Bir şeyden vazgeçilecektir ve vazgeçilen şey neredeyse her zaman çaldığını duymadığınız telefondur.

Emlak danışmanları için yapay zeka resepsiyonisti, satışı kapatan bir robot değildir. Çağrının cevaplanmasını, ilan referansının not alınmasını, arayanın kendisiyle ilgilenildiğini hissetmesini ve takibin gerçekten yapılmasını sağlayan şeydir — böylece akşam yedide nihayet oturduğunuzda elinizde dört sesli mesaj ve midenizde bir düğüm yerine derli toplu, elenmiş bir talep listesi olur. Bunun nasıl işlediğini, nerede işe yaradığını ve dürüst olmak gerekirse nerede yaramadığını tek tek konuşalım.

Yer göstermeler size sessizce müşteri kaybettiriyor

Sıradan bir cumartesiyi düşünün. Sabah dokuzdan itibaren peş peşe yer göstermeleriniz var. Her biri, aradaki yol hariç 30-45 dakika sürüyor. Telefonunuz gün boyunca belki on beş kez çalıyor. Bir çifti evin içinde gezdirirken telefona bakamazsınız — hem ayıp olur, hem havayı bozar, hem de zaten çoğu zaman telefonun çekmediği bir yerdesinizdir. Böylece çağrılar sesli mesaja düşer; daha kötüsü, hiçbir yere düşmez.

Şimdi rahatsız edici hesap. Ciddi bir alıcının genellikle kısa bir listesi vardır ve tek oturuşta birkaç emlakçıyı üst üste arar. Çağrıyı kaçırırsanız sizi beklemez — listedeki bir sonraki numaraya geçer. Siz iki yer gösterme arasında telefonunuza bakıp geri dönene kadar, o kişi iki sokak ötedeki daire için başkasından randevu almış olur. Kaybetme sebebiniz ilanınızın kötü olması değildi. Telefonun yanlış anda çalmasıydı.

İlk refleks, telefonlara bakacak birini işe almaktır. Bazen doğru karar da budur. Ama yarı zamanlı bir ofis elemanı akşamları ve hafta sonları çalışmaz — oysa alıcılar tam da o saatlerde ilan sitelerinde gezinip telefona sarılır. Tam zamanlı bir resepsiyonist ise uzun süre boş oturup sonra yirmi dakika boyunca ateş hattında kalan bir pozisyon için gerçek bir maaş demektir. Bağımsız emlakçıların ve küçük şubelerin asıl ihtiyacı, boşlukların kapatılmasıdır: yer göstermeler, akşamlar, çocuğu okuldan alma saati ve tatilde olduğunuz halde telefonun bir şekilde çalmaya devam ettiği o iki hafta.

Yapay zeka resepsiyonisti bir emlak çağrısında tam olarak ne yapar

Pazarlama dilini bir kenara bırakınca iş, iyi anlamda mekanik. Biri aradığında ve siz açamadığınızda çağrı Vunoon asistanınıza yönlenir. Asistan doğal bir sesle cevap verir, arayanı ofisinizin adıyla karşılar ve ne istediğini anlar. Bir emlak ofisinde bu istekler genellikle birkaç tahmin edilebilir başlığa düşer.

• Belirli bir ilan için alıcı talebi — bir adres, bir ilan numarası ya da “Elm Road'daki mavi kapılı olan” derler. Asistan hangi mülkten söz edildiğini, kişinin adını ve numarasını, bir sonraki adımda ne yapmak istediğini not alır.
• Yer gösterme talebi — evi görmek istiyorlar. Asistan tercih ettikleri gün ve saatleri, bir de iletişim bilgilerini alır; siz tek bir saat teyit edersiniz ya da müsaitliğinizi tanımladıysanız randevuyu doğrudan verir.
• Satıcı / değerleme adayı — evini satmayı düşünen biri. Bu altın değerindedir ve asistan sizin soracağınız eleme sorularını sorar: mülkün tipi, semt, kabaca zaman planı, başka bir yerden değerleme alıp almadıkları.
• Ev sahibi ya da kiracı sorunu — bir tamir meselesi, kirayla ilgili bir soru, evrak takibi. Asistan ayrıntıları alır ve doğru kişiye işaretler.
• Genel arama / yanlış numara — kargosunu soran ya da yanlış şubeyi arayan biri. Asistan onları kibarca karşılar ve gelen kutunuzu gereksiz gürültüyle doldurmaz.

Asistan, kurulumda tanımladığınız profilden cevaplayabileceklerini cevaplar — çalışma saatleri, hangi bölgelerde çalıştığınız, satışın yanında kiralama da yapıp yapmadığınız, değerleme sürecinin nasıl işlediği. Asla yapmadığı şey ise fiyat uydurmak ya da sizin yetki vermediğiniz bir söz vermektir. Bir alıcı “istenen fiyatın £15k altına iner mi?” diye sorduğunda tahmin yürütmez. Mesajı alır ve size döneceğinizi söyler — çünkü orası pazarlıktır ve pazarlık sizindir.

Her çağrının ardından bir özet ve tam bir konuşma dökümü elinize geçer — kim aradı, hangi mülk için, ne sordu, ne söz verildi. Cümlenin ortasında kesilen bir sesli mesajı çözmeye çalışmak yok; Elm Road için arayan kişi salıyı mı yoksa perşembeyi mi istemişti diye hatırlamaya çabalamak yok. Hepsi yazılı, saatiyle birlikte, sizi bekliyor.

İlan referansını yakalamak — herkesin unuttuğu ayrıntı

Bir emlak rehberinin sıradan bir telefon karşılama hizmetinden ayrıldığı yer tam olarak burasıdır, o yüzden biraz yavaşlayalım. Sıradan bir mesaj alıcı şunu yazar: “Ahmet aradı, bir yeri görmek istiyor, geri dönün.” İşe yaramaz. Portföyünüzde kırk ilan var. Hangisi? Ahmet'i sonunda aradığınızda savunmadasınızdır, tahmin yürütürsünüzdür ve o çoktan ne konuştuğunu bilen birinden randevu almanın yarısına gelmiştir.

Portföyü tanıyan bir asistan, ilanı bütün konuşmanın çıpası olarak görür. Arayan nasıl ifade ederse etsin referansı çekip çıkaracak şekilde kurulur — tam adres, ilan numarası, fiyat ya da belli belirsiz bir tarif. Arayan ilanı yarım yamalak hatırlıyorsa (“istasyona yakın olan sıra ev, 350 civarıydı”), asistan tam olarak ne dediğini not eder; siz de saniyeler içinde eşleştirirsiniz. Amaç kusursuz veri değil; geri aramanızın “Merhaba Ahmet Bey, Elm Road 14 için aramıştınız” diye başlamasına yetecek kadar veri. “Merhaba, şey, siz aramıştınız galiba?” diye değil.

Burada daha sessiz bir fayda daha var. Her talep bir mülke bağlı olarak kaydedildiği için, hangi ilanların çağrı ürettiğini, hangilerinin öldüğünü görmeye başlarsınız. Altı haftadır satılmayan daire için üç kişi mi aradı? Bu, mal sahibiyle yapılacak bir fiyat konuşmasıdır — üstelik önseziyle değil, veriyle. Daha önce çöpe attığınız çağrı kayıtları, bir talep göstergesine dönüşür.

Telefon trafiğine girmeden yer gösterme randevusu

Yer göstermeler işinizin dönüşüm anıdır ve bin türlü kaçan bağlantı yüzünden ölürler. Siz salıyı önerirsiniz, onlar salı olmaz der; onlar cevap yazdığında siz yer gösteriyorsunuzdur, perşembeyi önerirler, siz yoldasınızdır — ve üç gün sonra sıcacık bir alıcı soğumuştur. Asıl düşman bu gidiş gelişlerdir.

Asistan bunu sıkıştırır. Arayanın müsaitliğini tam o anda toplar — “hafta içi akşamları ya da cumartesi sabahı” — adı ve numarasıyla birlikte; böylece beş mesajlık bir raket düellosu yerine tek bir cevapla saati teyit edersiniz. Açık müsaitliğinizi tanımladıysanız daha da ileri gider, randevuyu doğrudan kalemle işaretler ve teyidiniz için ayrıntıları size iletir. Her iki durumda da top, ihtiyacınız olan her şeyle birlikte sizdedir; sürekli birbirini ıskalayan iki meşgul insan arasında sekip durmaz.

1. 1
   Arayan yeri görmek ister

   Bir ilan için arar ve yeri görmek istediğini söyler. Asistan hangi mülkten söz edildiğini ve isteğin bir yer gösterme randevusu olduğunu netleştirir.
2. 2
   Müsaitliği toplar

   Ne zaman uygun olduklarını sorar — belirli gün ve saatler ya da “iş çıkışı” gibi genel aralıklar — ve iletişim bilgilerini alır.
3. 3
   Size teyide hazır bir talep gelir

   Özet; mülk, arayan ve müsaitlik bilgisiyle birlikte düşer. Siz tek bir saat önerirsiniz ya da tanımladığınız müsaitlikten asistan randevuyu kendisi yazar.
4. 4
   Alıcı kendisiyle ilgilenildiğini hisseder

   En önemlisi: hiçbir zaman sesli mesaja atılmadılar. Biri cevap verdi, onları ciddiye aldı ve işi ilerletti — ki bir alıcının o aşamada istediği aşağı yukarı budur.

Bu son maddeyi hafife almak kolaydır. Sıcak ve yetkin bir sese ulaşan bir alıcı — o ses işi size devretmek zorunda olsa bile — ofisiniz hakkında, sesli mesajın bip sesine toslayıp kapatan birinden tamamen farklı bir şey hisseder. Hepimiz bir işletmeyi arayıp hiçbir karşılık bulamadığımızda onları zihnimizde listeden çizmişizdir. Çizilen emlakçı olmayın.

Siz uyurken satıcı adaylarını elemek

Alıcılar sizi meşgul eder. Satıcılar sizi ayakta tutar. Tek bir satış yetkisi, bir düzine yer göstermeden daha değerlidir; bu yüzden en kaçırmak istemeyeceğiniz çağrı değerleme çağrısıdır — ve istatistiksel olarak en çok akşam saatlerinde, biri bir kadeh şarap eşliğinde ilan sitelerinde gezinip “acaba bizimki ne eder” diye düşünürken gelen çağrıdır.

Yapay zeka resepsiyonistinin emlak özelinde ekmeğini çıkardığı yer burasıdır. Akşam dokuzda düşen ve güler yüzlü, yetkin bir cevap alan bir satıcı adayı, gerçekten şansınızın olduğu bir adaydır. Aynı adayın sesli mesaja tosladığı senaryo ise en iyi ihtimalle yazı tura. Asistan o geç saatteki çağrıyı, en iyi danışmanınızın açacağı gibi açar: sıcak, aceleye getirmeden ve bunun sıcak bir satış yetkisi mi yoksa meraklı bir komşu mu olduğunu size söyleyecek bilgileri sessizce toplayarak.

• Mülkün temel bilgileri — tipi, kabaca büyüklüğü ve semti; daha geri aramadan önce hangi bantta olduğunuzu bilirsiniz.
• Motivasyon ve zaman planı — taşınmak için mi, küçülmek için mi, iş nedeniyle şehir değiştirmek için mi satıyorlar? Şimdi mi, yoksa “seneye bir ara” mı? Bu, hazır olanı gezinenden ayırır.
• Rakip değerlemeler — eve başka emlakçılar geldi mi? İkinci ya da üçüncü sırada olduğunuzu bilmek, sunumunuzu değiştirir.
• Onlara ulaşmanın en iyi yolu ve saati — geri aramanız gerçekten konuşabilecekleri bir ana denk gelsin, doğrudan onların sesli mesajına değil.

Ertesi sabah 8.30'da aradığınızda soğuk bir açılış yapmıyorsunuz. Çalıştığınız bir semtte 3+1 bir ikiz ev olduğunu, bahara kadar piyasada olmak istediklerini ve eve henüz kimsenin gelmediğini biliyorsunuz. Bu, kapıdan daha girerken önde başladığınız bir değerleme randevusudur. Bu tür bir ön elemenin hizmet işletmelerinde genel olarak nasıl işlediğini görmek için yazının sonundaki müşteri adayı eleme rehberine bakın.

Nihayet tutabileceğiniz geri arama sözü

Dürüst olalım: kaç kez “bugün öğleden sonra sizi arayacağım” deyip aramadınız? Umursamaz olduğunuz için değil — bir satış son anda sallandığı, bir ekspertiz raporu ters geldiği ve bütün gün yangın söndürmeye döndüğü için. Arayacağınıza söz verdiğiniz alıcı o çağrıyı hiç almadı. Fark etti. Başka yerden randevu aldı.

Geri aramaların sarkma sebebi tembellik değil, hafıza ve hacim. Randevular arasında araba kullanırken kafanızda bir düzine gevşek söz taşıyorsunuz. Bir şeyin düşmesi gerekir ve düşen genellikle iki saat önce otoparkta verilen sözdür. Yapay zeka resepsiyonisti bunu kökünden çözer: sözün kendisi kayda geçer, yazılır ve özetlerinizde durur. Hatırlamaya değil, bir listeye dayanarak çalışırsınız. “Elm Road alıcısına cumartesiyi 17.00'ye kadar teyit edeceğimi söyledim” cümlesi tam orada durur; aşırı yüklenmiş zihninizde uçuşmaz.

Bu güvenilirlik birikir. Alıcılar ve satıcılar birbiriyle konuşur. Söz verdiğinde gerçekten geri dönen emlakçı, hiçbir parlak reklamın satın alamayacağı bir itibar kurar. Gösterişsiz bir iştir ve bir emlak ofisinde düzeltebileceğiniz en yüksek kaldıraçlı şeylerden biridir — üstelik ilk adımı, ne söz verdiğinizi gerçekten bilmektir.

Mesai dışı, hafta sonları ve tatiller

Konut, dokuz-altı mesaisine sıkışmış bir sektörde yaşanan 7/24 duygusal bir satın alma kararıdır. İnsanlar ilanlara gece onda bakar. Gözlerine bir şey çarptığı saniye ararlar, çünkü ev almak hem heyecanlı hem sabırsız bir iştir. Hattınız altıdan sonra ölüyse, alıcılarınızın en canlı olduğu saatlerde görünmez olursunuz.

Asistanı akşamları ve hafta sonlarını kapsayacak şekilde ayarlayın; ilan siteleri en yoğun haldeyken siz de oradasınız, üstelik akşam yemeğinde kendinizi telefona zincirlemeden. Tatile mi çıkıyorsunuz? İki hafta boyunca işin sesini kısmakla havuz başında telefon açmak arasındaki o kasvetli seçim yerine asistan nöbeti devralır — her talebi kaydeder, siz de bir kaçırılmış fırsatlar mezarlığına değil, çalışılacak bir listeye dönersiniz. Kiralama tarafında ise mesai dışında gerçek bir sorunu olan kiracı boşluğa bağırmak yerine dinlendiğini görür ve kaydı açılır; bu da ev sahiplerinin ve kiracıların size bakışına birebir iyi gelir.

Yapay zeka resepsiyonistinin dürüstçe işe yaramadığı yerler

Size yalnızca iyi tarafı satan bir rehber, rehber değil reklamdır. O yüzden sınırların dürüst hali burada; çünkü bunları bilmek kurulumu daha iyi yapmanızı sağlar.

Pazarlık yapmaz. Bir teklif üzerinde pazarlığa girmez, gergin bir mal sahibinin havasını okumaz, £340k teklifini kabul mü etmeli yoksa beklemeli mi diye karar vermez. Orası sizin zanaatınızdır ve öyle kalmalıdır. Asistanın işi, muhakemenin başladığı yerde biter — mesajı alır, pazarlığı tertemiz size devreder.

Yer göstermez, değerleme yapmaz. Kimseyi evin içinde gezdiremez, bir oturma odasında durup düşünülmüş bir rakam veremez. Randevu alır ve eler; asıl yetkiyi kazandıran, evleri satan insan işini siz yaparsınız. Emlakçının yerini alan bir yapay zeka vadeden kim varsa, bu işi bir gün bile yapmamıştır.

İnsan taklidi yapmaz. Arayan kişi bir makineyle mi konuştuğunu sorarsa dürüst cevap verir. Bazı emlakçılar bunun samimiyeti azaltacağından endişe eder; pratikte ise net bir cevap artı gerçekten işe yarayan bir yardım, kandırıldığını hisseden bir arayana her zaman üstün gelir. Ayrıca donanımlı olmadığı konularda tavsiye vermez: sınır ihtilafında hukuki görüş yok, konut kredisinde finansal yönlendirme yok. Soruyu kaydeder ve size ya da doğru uzmana yönlendirir.

Küçük bir emlak ofisi için kurulum

Bir BT projesine ya da danışmana ihtiyacınız yok. Kurulum, ofisinizi yeni bir çalışana ilk sabahında anlatır gibi tarif ettiğiniz kısa bir sihirbazdan ibaret: kim olduğunuz, hangi bölgelerde çalıştığınız, satış mı kiralama mı yoksa ikisini birden mi yaptığınız, çalışma saatleriniz, değerlemeyi nasıl ele aldığınız ve ne tür çağrılar aldığınız. Sonra asistanı kendiniz arayarak test edersiniz — bir kez alıcı, bir kez satıcı, bir kez ev sahibi olarak — ve cevaplar işletmenize benzeyene kadar ince ayar yaparsınız. Doğru hale geldiğinde numaranızı ona yönlendirirsiniz; ya sürekli ya da yalnızca müsait olmadığınızda.

1. 1
   Ofisi anlatın

   Çalıştığınız bölgeler, satış ve/veya kiralama, çalışma saatleri, değerlemenin nasıl işlediği, güncel ilanlar ve onlardan nasıl söz ettiğiniz.
2. 2
   Çağrı tiplerini tanımlayın

   Alıcı taleplerinde, yer gösterme isteklerinde, satıcı adaylarında ve ev sahibi/kiracı sorunlarında neyi kaydedeceğini — ve kendi başına asla neye cevap vermemesi gerektiğini — söyleyin.
3. 3
   Arayan gibi test edin

   Her tip arayanı canlandırarak kendiniz arayın ve ifadeleri, sizin karşılayacağınız gibi karşılayana kadar düzeltin.
4. 4
   Numaranızı yönlendirin

   Çağrıları tam zamanlı ona yönlendirin ya da yalnızca siz açmadığınızda — yer gösterirken, mesai dışında, tatilde.
5. 5
   Özetlerden çalışın

   Her sabah (ya da iki yer gösterme arasında) kaydedilen talepleri ve geri aramaları baştan aşağı geçin. O liste artık gününüzdür.

25'ten fazla dilde çalışır ve bu, emlakta çoğu sektöre kıyasla daha fazla anlam taşır — yurt dışından taşınan alıcılar, yabancı yatırımcılar, kendi ana dilinde daha rahat konuşan kiracılar. Ne istediğini kendi kelimeleriyle anlatabilen bir arayan, dil bariyeriyle boğuşan birinden çok daha iyi bir müşteri adayı bırakır.

Kabaca hesabı yapmak

Bunun şeklini görmek için uydurma istatistiklere ihtiyacınız yok. Kendi zarfın arkası hesabınızı yapın. Diyelim ki yoğun bir cumartesi, siz yer gösterirken on çağrı sesli mesaja düştü. Bunlardan yalnızca biri bile beklemek yerine başka yerden randevu alan bir alıcıysa ve alıcılarınız sizin bildiğiniz oranda satışa dönüyorsa, o tek cumartesinin bedelini rakamla yazabilirsiniz. Şimdi bunu her cumartesiyle, her akşamla, her tatille çarpın.

Satıcı tarafı daha da çarpıcı, çünkü çağrı başına bahis daha yüksek. Aksi halde bir rakibe kaptıracağınız tek bir satış yetkisi — çünkü akşam dokuzdaki değerleme çağrısını o açtı, siz açmadınız — asistanın bedelini büyük ihtimalle kat kat karşılar. Bu aracın bütün meselesi zekice olması değil. Tek bir satışın yanında ucuz olması ve sahada çalışan her emlakçının sessizce katlandığı o belirli, pahalı sızıntıyı durdurması. Maliyetin net rakamları için fiyatlandırma sayfasındaki dürüst sayılara bakabilirsiniz.