מאומן מראש בדיוק לתחום שלכם

איך לזהות שהעסק שלכם מאבד שיחות בשקט

רוב הבעלים לא יודעים כמה מתקשרים אף פעם לא הגיעו אליהם, כי שיחה שלא נענתה לא מותירה עקבות — אין מייל זועם, אין תלונה, רק שקט ומתחרה שהרים. לפני שתחליטו אם מענה טלפוני חכם שווה את זה, כדאי לקרוא את הסימנים בכנות. הנה מה שבדרך כלל נכון בעסקים שמדממים שיחות בלי לשים לב.

1. 01

   התא הקולי מלא ואף אחד לא חוזר

   אם אתם בודקים את התא הקולי בסוף יום ארוך ומוצאים שלוש הודעות מאנשים שהיו צריכים תשובה לפני שעות, הניחו שרוב המתקשרים בכלל לא טרחו להשאיר הודעה. מתקשרים של היום כמעט אף פעם לא מדברים עם מכונה; הם מנתקים ומחייגים לשם הבא ברשימה. שירות מענה טלפוני לעסקים מחוץ לשעות העבודה קיים בדיוק בגלל שהנשירה הזו בלתי נראית עד שמודדים אותה.

2. 02

   הטלפון מצלצל בזמן שאתם עם לקוח משלם

   השיחות היקרות ביותר מגיעות ברגעים הגרועים ביותר — באמצע טיפול, באמצע שירות, ידיים מלאות. אתם או נוטשים את האדם שמולכם או נותנים לטלפון לצלצל, ושתי האפשרויות עולות לכם. כשהשעות העמוסות הן גם השעות שאתם הכי לא יכולים להרשות לעצמכם לענות, השיחות שאתם מפספסים הן בדיוק אלה שהכי סביר שהיו קונות משהו.

3. 03

   חצי מהשיחות נופלות מחוץ לשעות הפתיחה

   אנשים בודקים וקובעים תור בערב, בסוף השבוע, בדרך לעבודה. אם הקו שלכם נכבה ברגע שאתם נועלים את הדלת, אתם מוסרים את כל החלון הזה למי שכן עונה. הוציאו את יומן השיחות והסתכלו על השעות — הנתח של מחוץ לשעות העבודה מפתיע כמעט את כולם.

4. 04

   אתם מזהים את אותן שאלות אבל אף פעם לא אותה תשובה

   שעות פתיחה, מחירים, "אתם עושים את זה?", "אפשר להגיע היום?" — אם הצוות עונה על אותן חמש שאלות כל היום ועדיין נשמע לחוץ בסגירה, השיחות האלה אוכלות את הזמן שהייתם צריכים להקדיש לעבודה עצמה. שאלות שגרתיות הן בדיוק מה שמזכירה וירטואלית מורידה לכם מהראש, בעקביות ובלי עייפות.

אם שניים מהסימנים האלה או יותר נשמעים כמו השבוע שלכם, אתם כמעט בוודאות מאבדים שיחות שאתם אף פעם לא רואים. הפתרון הוא לא לענות מהר יותר — אלא לוודא שכל שיחה נענית מלכתחילה. מצאו את התחום שלכם למעלה וראו איך המענה כבר מוקם בדיוק לדרך שבה המתקשרים שלכם מדברים.